Учёт и отчётность за ГСМ в клининговой компании: полное руководство

В клининговых компаниях, оказывающих услуги по уборке и благоустройству территорий, горюче-смазочные материалы (ГСМ) — это значительная статья переменных расходов. Грамотный учёт топлива и масел — ключ к контролю затрат, предотвращению нецелевого использования и финансовой дисциплине. Эта статья описывает систему учёта ГСМ, основанную на топливных картах, путевых листах и компенсациях, и разъясняет роль каждого участника процесса.

---
1. Сфера применения ГСМ: где и на что расходуется топливо
В клининговой компании ГСМ необходимы для работы как специализированной техники, так и для служебных поездок:

1. Коммунальная и уборочная техника:
Тракторы с навесным оборудованием (щётками, отвалами для снега).
Райдеры и газонокосилки (бензиновые).
Снегоуборщики, мотопомпы.
Заправка и замена масла в двигателях этой техники.

2. Служебный транспорт:
Легковые автомобили для менеджеров, супервайзеров, снабженцев.
Машины для экстренных выездов, доставки инвентаря/химии.

3. Компенсация за использование личного транспорта:
Сотрудники (менеджеры, клинеры на отдалённых объектах), использующие личные автомобили для служебных нужд (объезд объектов, закупка срочных материалов).

---
2. Основные принципы системы учёта ГСМ
Система построена на трёх китах: контроль, обоснование и документооборот.

Приоритетный способ — топливные карты.Это основной инструмент контроля. Карта выдаётся на конкретную технику (по госномеру) или сотруднику. Все операции по ней автоматически фиксируются, что исключает злоупотребления и упрощает учёт.
*Резервный способ — компенсация за наличный расчёт.Используется в исключительных случаях: отсутствие АЗС партнёра на маршруте, поломка карты, экстренная ситуация. Важно: такая покупка должна быть согласована с руководителем.
Основание для списания — путевой лист. Любой расход ГСМ, как по карте, так и наличными, **должен быть подтверждён путевым листом с указанием цели поездки/работы, маршрута и показаний одометра.

---
3. Роли и ответственность в процессе
Сотрудник (водитель, машинист, менеджер):
1. Получает задание от непосредственного руководителя.
2. Запрашивает/получает топливную карту или предварительное согласие на покупку за наличные.
3. **Заполняет путевой лист в начале и в конце рабочего дня/смены/поездки**, указывая:
Дату, ФИО, госномер ТС.
Показания одометра на начало и конец работы (обязательно!).
Цель выезда, маршрут (адреса объектов).
При заправке по карте — сохранять чеки (они часто нужны для отчёта).
При покупке за наличные — прикладывать оригинал фискального чека.
4. Сдаёт заполненный путевой лист и чеки руководителю в установленные сроки (ежедневно или в конце недели).

Непосредственный руководитель (менеджер объекта, супервайзер, начальник участка):
1. Выдаёт задания и контролирует их выполнение.
2. Выдаёт топливные карты под отчёт.
3. Ключевая обязанность: ЕЖЕДНЕВНАЯ ПРОВЕРКА путевых листов.
Проверяет правильность и полноту заполнения (особенно показания одометра!).
Сверяет маршрут и объём выполненных работ с расходом топлива (нет ли аномалий?).
Согласовывает обоснованность покупки ГСМ за наличные.
Визирует (подписывает) путевые листы.
4. Собирает и передаёт в бухгалтерию/фин. отдел пакет документов: подписанные путевые листы + чеки (при наличии).
5. Контролирует остатки и своевременный возврат топливных карт.

Бухгалтерия/Финансовый отдел:
1. Ведёт реестр и учёт топливных карт.
2. На основании подписанных руководителем путевых листов:
Проводит списание ГСМ по топливным картам.
Осуществляет компенсацию сотрудникам за наличные расходы (при наличии чека и согласования).
3. Сверяет данные путевых листов с транзакциями по картам из банка.
4. Рассчитывает нормы расхода (при необходимости) и анализирует общие затраты на ГСМ.

---
4. Пошаговая инструкция по основным операциям
А. Заправка по топливной карте:
1. Сотрудник получает карту и путевой лист у руководителя.
2. В начале работы записывает в путевой лист показания одометра.
3. Заправляется на АЗС партнёра, соблюдая правила использования карты (например, только определённые виды топлива).
4. Сохраняет чек (в нём часто указан литраж и госномер).
5. После выполнения работ записывает конечные показания одометра в путевой лист, заполняет раздел о выполненной работе.
6. Возвращает карту и сдаёт путевой лист с чеком руководителю на проверку.

Б. Покупка ГСМ за наличные (исключение!):
1. До покупки: Сотрудник обязан согласовать такую необходимость с непосредственным руководителем (звонок/сообщение).
2. Совершает покупку только на АЗС, получает ОРИГИНАЛ фискального чека (с QR-кодом, датой, адресом АЗС, литражом, суммой). Товарный чек без фискальных данных — не действителен.
3. В путевом листе делает отметку о заправке наличными и прикладывает оригинал чека.
4. Руководитель при проверке ставит отметку о согласовании.
5. Бухгалтерия компенсирует сумму по чеку после приёма пакета документов.

В. Замена масла и покупка смазочных материалов:
1. Осуществляется по заявке на ТО/ремонт.
2. Покупка производится, как правило, централизованно отделом закупок или по безналу.
3. Если покупка производится сотрудником, используется та же процедура, что и для ГСМ за наличные: **предварительное согласование с руководителем, сохранение оригинальных фискальных чеков, отражение в отчётности.**

---
5. Контроль и профилактика нарушений
Анализ расхода: Руководитель должен отслеживать средний расход на единицу техники. Резкое увеличение — повод для проверки.
Сверка с объёмами работ: Расход топлива должен коррелировать с фактически выполненными объёмами (убрано гектаров, заасфальтировано км и т.д.).
Чёткие сроки сдачи отчётности: Например, путевые листы за неделю сдаются каждый понедельник. Просрочки не допускаются.
Ответственность за утерю карты или чека: Финансовая ответственность лежит на сотруднике, получившем карту/деньги под отчёт.

Итог: Эффективная система учёта ГСМ — это симбиоз технологий (топливные карты) и первичного документооборота (путевые листы). Роль непосредственного руководителя как проверяющего звена — критически важна. Только его ежедневный контроль и внимательность к деталям превращают сырые данные о заправках в управленческую информацию, которая позволяет компании оптимизировать затраты и работать рентабельно.