Успех клининговой компании, как и любого другого бизнеса, строится не только на качественном сервисе, но и на грамотном финансовом управлении. В условиях высокой конкуренции, сезонных колебаний спроса и переменчивой стоимости расходников именно бюджетирование и строгий учёт расходов становятся главными инструментами для достижения рентабельности.

Эта статья — пошаговое руководство по построению эффективной финансовой системы для вашей клининговой компании.

Зачем это нужно? Без эмоций, только цифры
1. Контроль над себестоимостью услуги. Вы точно знаете, сколько стоит одна уборка квартиры, офиса в 100 м² или мытьё окон. Это основа для формирования цены.
2. Планирование прибыли. Вы перестаёте работать «вслепую», понимая, сколько нужно выполнить заказов, чтобы покрыть все расходы и выйти в плюс.
3. Выявление «узких мест» и утечек. Система показывает, на чём можно сэкономить (например, перерасход моющих средств или неоптимальные логистические маршруты).
4. Безопасность и планирование. Формируется финансовый резерв на непредвиденные расходы (поломка оборудования, простой), а также возможность планировать крупные покупки (новая поломоечная машина).
5. Привлечение финансирования. Чёткая финансовая отчётность повышает доверие банков и инвесторов при необходимости кредита или развития.

Шаг 1: Анализ и планирование доходов
Проанализируйте исторические данные: средний чек, количество заказов в месяц по типам (регулярная уборка, генеральная, после ремонта).
Сформируйте прогноз продаж на основе сезонности (пики весной и осенью, спад летом), маркетинговых активностей, плана по привлечению корпоративных клиентов.

Шаг 2: Планирование расходов
Прямые расходы: Рассчитайте нормы расхода химии на м² для каждого типа уборки. Определите трудоёмкость в часах. Умножьте на планируемое количество заказов.
Косвенные расходы: Зафиксируйте постоянные суммы (аренда, оклады). Спланируйте переменные (рекламный бюджет — например, 10% от ожидаемого дохода).
Капитальные расходы: Запланируйте крупные покупки на основе срока службы текущего оборудования и финансовых возможностей.

Шаг 3: Формирование бюджетов
Создайте три ключевых документа:
1. Бюджет доходов и расходов (BDR): Показывает планируемую операционную прибыль.
2. Кассовый план (бюджет движения денежных средств, BDDS): Отслеживает реальные притоки и оттоки денег. Критически важен, чтобы избежать кассовых разрывов (когда деньги нужны на зарплату, а клиенты ещё не оплатили счета).
3. Расчёт себестоимости услуги: Таблица, где для каждой услуги указаны все переменные затраты (время клинера * ставка, химия, транспорт). К этой сумме добавляется доля косвенных расходов (например, 20-30%).

Инструменты для учёта и контроля**
1. Excel/Google Таблицы: Начальный уровень. Можно создать подробные таблицы по заказам, расходникам, зарплате. Минус — высокие риски ошибок, сложность консолидации данных.
2. Специализированное ПО для клининга: (Например, «КлинПорт», «ФМК», «Cleaning Manager»). Идеальный вариант. Позволяют не только вести финансовый учёт, но и автоматически привязывать расходники и время сотрудников к конкретным заказам, формировать сметы, контролировать работу экипажей в режиме реального времени. Резко снижают трудозатраты на расчёты.
3. 1C или аналогичные бухгалтерские системы: Необходимы для официальной бухгалтерии и налогообложения. Часто интегрируются с CRM и специализированным ПО.

Ключевые метрики для ежедневного контроля (KPI)
Маржинальность заказа: `(Цена заказа - Прямые расходы) / Цена заказа * 100%`. Должна быть положительной по каждому заказу.
Средний расход химии на м²/на заказ: Сравнивайте с нормативом.
Трудоёмкость: Фактическое время на объекте vs плановое.
Доля косвенных расходов в выручке: Позволяет оценить общую эффективность бизнеса.
Точка безубыточности: Минимальная месячная выручка, покрывающая все расходы. Рассчитывается по формуле: `Постоянные расходы / (Средняя маржинальность в %)`.

Ошибки, которых стоит избегать
1. Не учитывать «мелочи»: Перчатки, вода для клинеров, салфетки для телефона — в масштабах года это значительные суммы.
2. Не контролировать перерасход химии. Выдавать её под отчёт или использовать дозаторы.
3. Не закладывать на амортизацию оборудования. Когда сломается пылесос, придётся изымать деньги из прибыли.
4. Путать прибыль с денежным потоком. Вы можете быть «в плюсе» по заказам, но остаться без денег, если клиенты задерживают оплату, а зарплату и закупки нужно платить сейчас.
5. Игнорировать сезонность. Заработанные в пик деньги нужно грамотно распределять на «спящие» месяцы.

Заключение
Бюджетирование в клининге — это не бюрократия, а практический инструмент для принятия решений. Стоит ли брать этот крупный, но низкомаржинальный объект? Когда мы сможем купить вторую поломоечную машину? Достаточно ли мы платим клинерам, оставаясь конкурентоспособными?

Ответы на все эти вопросы даёт чёткая система учёта расходов. Начните с простой Excel-таблицы, классифицируйте свои затраты, рассчитайте точную себестоимость своих услуг — и вы откроете для себя новый уровень контроля и уверенности в будущем своего бизнеса.