Эффективное управление персоналом — основа операционной деятельности любой клининговой компании. Когда в штате сотни сотрудников, работающих на десятках объектов, на первый план выходит задача точного и своевременного учёта их рабочего времени. От этого напрямую зависит не только финансовая дисциплина компании, но и мотивация коллектива.

Данная статья подробно описывает корпоративную систему удалённого ведения табелей учёта рабочего времени с использованием Google Таблиц, которая является обязательной для всех менеджеров объектов и региональных менеджеров.

1. Зачем это нужно? Цели и важность системы
Заполнение табелей — это не формальность, а ключевой инструмент управления. Система преследует несколько критически важных целей:

Справедливая и точная оплата труда: «Люди — наша главная ценность». Основа этой философии — гарантия того, что каждый сотрудник получает зарплату вовремя и в полном соответствии с фактически отработанными часами. Табель — это первичный документ для расчёта.
Единый источник истины: На основании этих онлайн-табелей работают бухгалтерия, отдел кадров, региональные менеджеры и менеджеры объектов. Это исключает разночтения, дублирование данных и ошибки.
Контроль и оперативное управление: Менеджер и руководство в реальном времени видят явку персонала, оперативно реагируют на невыходы, планируют замены и контролируют исполнение графика работ.
Прозрачность и совместная работа: Google Таблицы позволяют нескольким ответственным лицам работать с документом одновременно, внося необходимые правки или проверяя данные.

2. Суть процесса: Кто, Что и Когда
Кто отвечает?
Менеджер объекта обязан уметь работать с системой и ежедневно вносить данные по своему персоналу.
Региональный менеджер обязан обучить менеджера объекта, помочь с подключением к системе и быть первым, к кому обращаются при возникновении вопросов.

Что делать? Ежедневно вносить в онлайн-табель данные о присутствии/отсутствии, отработанных часах или иных отметках (отпуск, больничный, прогул) для каждого сотрудника на объекте.

Когда вносить данные? Ежедневно, до конца своего рабочего дня. При этом вносятся данные за предыдущий календарный день.
Простой пример: Сегодня (25 октября) до 18:00 вы вносите данные за вчерашний день (24 октября). Данные за сегодняшний день (25 октября) будут вноситься завтра (26 октября).

Допускается заносить данные в конце следующего дня после отчётного, но ежедневный режим является приоритетным для поддержания актуальности информации.

3. Техническая организация: Доступ и возможности
Система построена на Google Таблицах, размещённых на корпоративном Google Диске.

Преимущества такого подхода:
Удалённый доступ 24/7: Редактировать табель можно с любого компьютера или смартфона, имея только доступ в интернет.
Совместная работа в реальном времени: Менеджер, бухгалтер и кадровик могут видеть и комментировать изменения одновременно, без пересылки файлов.
Автоматическое сохранение: Все изменения сохраняются в облаке, риск потери данных минимизирован.

Порядок подключения для менеджера объекта:
1. Наличие Google-аккаунта. У менеджера должна быть электронная почта на домене @gmail.com или корпоративная почта на Google Workspace.
2. Получение доступа. Региональный менеджер помогает создать аккаунт (при необходимости) и предоставляет доступ к нужным папкам и файлам на корпоративном Диске.
3. Начало работы. После получения доступа менеджер может сразу приступать к ведению учёта.

4. Ответственность и культура дисциплины
Своевременное и точное заполнение табеля — прямая обязанность менеджера объекта. Задержки или ошибки в данных приводят к:
Задержкам в начислении заработной платы сотрудникам.
Сбоям в работе бухгалтерии и отдела кадров.
Искажению управленческой отчётности.

Региональный менеджер осуществляет контроль за соблюдением этого регламента своими подчинёнными.

Заключение
Внедрение централизованной системы учёта рабочего времени через Google Таблицы — это шаг к цифровизации, прозрачности и повышению эффективности управления крупным распределённым персоналом. Чёткое соблюдение описанного регламента каждым менеджером обеспечивает финансовую стабильность компании и укрепляет доверие сотрудников, которые уверены в точности и своевременности своего вознаграждения за труд.