Закупка расходных материалов (химия, салфетки, мешки) и инвентаря (швабры, тележки, пульверизаторы) — это не просто рутинная задача, а ключевой процесс, влияющий на себестоимость услуг, качество работы и операционную эффективность. Чёткие правила закупок помогают избежать перерасхода средств, простоев из-за нехватки необходимого и закупки некондиционных товаров.

Эта статья описывает унифицированную систему закупок, сочетающую централизованное планирование и оперативную самостоятельную закупку в исключительных случаях.

---
1. Философия закупок: Почему это важно?
Контроль себестоимости: Неправильные закупки — главный источник утечки бюджета. Система направлена на получение лучшей цены за счёт опта и планирования.
Гарантия качества: Работа с проверенными поставщиками гарантирует безопасность и эффективность химии, а также долговечность инвентаря.
Бесперебойность работы: Отсутствие ключевых материалов парализует работу объектов. Система призвана обеспечить непрерывность.
Прозрачность и отчётность: Каждая потраченная копейка должна быть обоснована, оправдана и документально подтверждена.

---
2. Централизованная (плановая) закупка — основной путь
Это приоритетный и самый выгодный для компании способ пополнения запасов. Его координирует отдел закупок/логистики.

Участники и их роли:
1. Менеджер объекта: Определяет потребность.
2. Региональный менеджер (РМ): Согласовывает и контролирует лимит.
3. Офис-менеджер/Координатор отдела: Собирает и консолидирует заявки.
4. Отдел закупок/логистики: Организует тендер, заказ, оплату и доставку.
5. Бухгалтерия: Осуществляет платежи и принимает закрывающие документы.

Пошаговый алгоритм (ежемесячный цикл):
ШАГ 1: Подача заявки (до 20-25 числа текущего месяца)
Менеджер объекта формирует заявку на следующий месяц. Основа — нормы расхода, планы уборки, остатки на складе объекта.
Важно: Заявка подаётся в установленной форме (например, таблица Excel или форма в Bitrix24) с указанием точных наименований, артикулов (если есть), количеств и желаемых сроков поставки.

ШАГ 2: Согласование и проверка лимитов (до 28-30 числа)
Региональный менеджер проверяет каждую заявку:
Соответствует ли запрос реальным потребностям и производственному заданию?
Не превышает ли сумма установленный месячный бюджет (лимит) на химию и инвентарь для данного объекта?
Даёт письменное одобрение (в той же системе или чате).

ШАГ 3: Консолидация и размещение заказа (1-5 число нового месяца)
Офис-менеджер сводит все согласованные заявки в единую оптовую спецификацию.
Отдел закупок направляет её утверждённым поставщикам для формирования коммерческого предложения и счёта. Оптовая закупка даёт значительную экономию.

ШАГ 4: Оплата, доставка и получение
Отдел закупок инициирует оплату, получает товар на центральный склад, организует маршрутизацию и доставку до объектов.
Курьер/водитель привозит товар менеджеру объекта.
Ключевой момент передачи: Подписание Требования-накладной (форма М-11).
Менеджер обязан проверить соответствие поставки заявке (наименование, количество, целостность).
Подписывает оба экземпляра накладной, один остаётся у него, второй — у курьера.
В накладной теперь часто указывается цена — это позволяет менеджеру видеть, укладывается ли закупка в его бюджет.

ШАГ 5: Закрытие документооборота
Отдел логистики передаёт в бухгалтерию от поставщика комплект закрывающих документов (счёт-фактура, УПД, накладная ТОРГ-12).
Подписанные менеджерами объектов Требования-накладные (М-11) являются внутренним подтверждением передачи ТМЦ на объект.

---
3. Децентрализованная (оперативная) закупка — исключение из правил
Применяется только в срочных и исключительных случаях, когда ждать централизованную поставку невозможно (срочный ремонт оборудования, непредвиденный расход, форс-мажор на объекте).
Золотое правило: «Сначала согласуй, потом покупай».

Пошаговый алгоритм (для срочных случаев):
1. Согласование ДО покупки: Менеджер объекта обязан устно или письменно (через мессенджер) согласовать необходимость и ориентировочную сумму закупки со своим региональным менеджером. Без согласования расходы могут не быть компенсированы.
2. Покупка за наличные/собственные средства: Сотрудник покупает товар, получая ОРИГИНАЛЬНЫЙ ФИСКАЛЬНЫЙ ЧЕК (кассовый чек с QR-кодом). Товарный чек без фискального признака не принимается.
3. Отчётность: Менеджер сдаёт РМ:
Оригинал фискального чека, прикреплённый к листу А4.
Служебную записку/заявку с объяснением причин срочной закупки и ссылкой на согласование.
4. Компенсация: После проверки и визирования РМ документы передаются в бухгалтерию для компенсации сотруднику.

---
4. Закупка инвентаря и оборудования
Мелкий инвентарь (щётки, совки, скребки): Закупается по тем же правилам, что и расходники, часто централизованно.
Крупный инвентарь и оборудование** (тележки, поломоечные машины, промышленные пылесосы):
Требует отдельной инвестиционной заявки с технико-экономическим обоснованием (почему старое вышло из строя, расчёт эффективности от нового).
Согласовывается на уровне регионального и генерального директора.
Закупка осуществляется только отделом закупок по безналичному расчёту с поставщиками.

---
5. Контроль и лучшие практики для менеджера
Ведите учёт остатков на объекте (простая таблица или список). Это основа для точной заявки.
Соблюдайте нормы расхода химии на м². Перерасход — сигнал для анализа (брак, воровство, неправильная технология).
Требуйте у поставщиков паспорта безопасности (SDS) на химию — это требование закона.
Инвентаризируйте инвентарь раз в квартал. Списание испорченного должно быть оформлено актом.
Помните: Ваша цель — не просто «купить», а обеспечить объект необходимыми ресурсами оптимальным для компании способом.

___________________
Итог: Дисциплинированное следование правилам закупок превращает эту статью расходов из хаотичной траты в управляемый процесс. Это прямо влияет на рентабельность вашего объекта и компании в целом. Централизация там, где возможно, и чёткий регламент для срочных случаев — формула финансового порядка.