Качественная уборка — это только половина успеха. Вторая, не менее важная половина — это грамотное и своевременное документальное оформление услуг для гарантированной оплаты. Менеджер объекта является ключевым связующим звеном между компанией и Заказчиком в этом процессе. От ваших действий зависит, насколько быстро и без проблем клиент оплатит счёт.

Эта статья — чёткий алгоритм по организации сверок, работе с платёжными документами и актами.

---
*Часть 1: Философия процесса. Зачем это нужно?
Представьте, что оказанная услуга — это товар. Счёт — это его ценник. А акт — это чек, подтверждающий, что товар передан и клиент доволен. Без этих документов формально услуга не оказана, а деньги не могут быть получены.

Ваша главная цель: обеспечить безупречный документооборот, чтобы:
1. Компания получила оплату вовремя. В этих деньгах — ваша зарплата, зарплата вашей команды, деньги на химию и новое оборудование.
2. Заказчик был уверен в прозрачности. Чёткие документы без расхождений укрепляют доверие и предотвращают конфликты.
3. Бухгалтерия работала без ошибок. Корректные исходные данные от вас — залог правильного учёта и отсутствия пересчётов.

---
Часть 2: Ежемесячный обязательный ритуал: Предварительная сверка
Это самый важный этап, который позволяет избежать 90% проблем при выставлении счёта.

Что такое? Это предварительное согласование с представителем Заказчика итоговой суммы к оплате за месяц **до** формирования официального счёта.
Зачем? Устранить все возможные расхождения: учесть дополнительные работы, откорректировать сумму из-за претензий (если были), сверить фактическую численность персонала или объёмы.
Когда?
Начало: С 28 числа текущего отчётного месяца.
Окончание: До 3 числа месяца, следующего за отчётным.
Как проводить?
1. Подготовьте свои данные: графики работы сотрудников, перечень доп. работ, информацию по любым инцидентам.
2. Инициируйте встречу или звонок с ответственным лицом Заказчика.
3. Сверьте все параметры, влияющие на стоимость (часы, люди, площади, спецзадания).
4. Устно зафиксируйте итоговую согласованную сумму.
Что делать после сверки?
Немедленно сообщить согласованную сумму вашему региональному менеджеру (в чате или письменно). Это основание для бухгалтерии сформировать правильный счёт. Молчание = отсутствие сверки.

ШАГ 1: Получение документов из офиса.
Вы получаете от бухгалтерии/офис-менеджера пакет для вашего объекта: **Счёт, Акт (или УПД), Счёт-фактуру** (если нужно).

ШАГ 2: Передача пакета Заказчику.
Способ: Личная передача под роспись, курьер, ЭДО (электронный документооборот).
Золотое правило: Все бумажные документы передавайте лично в руки ответственному лицу и фиксируйте факт передачи (роспись на втором экземпляре, отметка в письме). Если используется ЭДО — убедитесь, что документы «ушли» в систему и приняты контрагентом.

ШАГ 3: Организация подписания актов (УПД).
Это ваша ключевая задача. Неподписанный акт — формальная причина для задержки оплаты.
Идеально: Подписать акт в момент передачи счёта.
На практике: Договоритесь о сроках («подпишите, пожалуйста, до пятницы»).
Важно: Проверьте, чтобы в акте были подписи, печати (если требуются), дата. Все исправления должны быть заверены.

ШАГ 4: Возврат подписанных актов (УПД) в компанию.
Срочно: Сделайте качественный скан/фото и отправьте в специальный чат (например, «Закрывающие документы» в Битриксе) или офис-менеджеру.
Оригиналы: Привезите в офис при первом же визите или отправьте почтой.

ШАГ 5: Контроль оплаты.
Вы должны знать договорные сроки оплаты по вашему объекту (например, «в течение 10 банковских дней с даты счёта»).
После истечения этого срока — вежливо напомните Заказчику об оплате.
Ваш региональный менеджер будет помогать вам, отслеживая оплаты по компании и указывая на просроченные счета.

---
Чек-лист менеджера на конец месяца
1. [ ] Провёл предварительную сверку суммы с Заказчиком (с 28 числа по 3-е).
2. [ ] Сообщил итоговую сумму региональному менеджеру.
3. [ ] Получил от бухгалтерии пакет документов (счёт, акт/УПД).
4. [ ] Передал пакет Заказчику под роспись или через ЭДО.
5. [ ] Организовал и получил от Заказчика подписанный акт/УПД.
6. [ ] Отправил скан подписанного акта в офис (чат/на почту).
7. [ ] Вернул оригинал подписанного акта в офис.
8. [ ] Проконтролировал поступление оплаты в срок. При просрочке — напомнил Заказчику.

Ваша роль в финансовом цикле — активная и управленческая. Вы не просто передаёте бумаги, вы управляете процессом согласования, подписания и контролируете результат. Чёткая работа с документами — такой же показатель вашего профессионализма, как и безупречная чистота на объекте.