Эффективное управление запасами товаров (моющих средств, инвентаря, расходных материалов) – ключевая задача менеджера объекта, напрямую влияющая на качество услуг, финансовый контроль и бесперебойную работу. Грамотное документооборот обеспечивает прозрачность, accountability (подотчётность) и является основой для взаимодействия с поставщиками и бухгалтерией компании.

1. Документы, оформляемые для закупа товаров (предварительный этап)

Перед непосредственным получением товаров инициируется процесс закупки. Менеджер объекта участвует в нём, формируя:

1. Заявка на закупку (Требование-накладная по форме М-11 или внутренняя форма компании): Основной документ, в котором менеджер объекта обосновывает потребность. Указывается:
Наименование объекта.
Перечень требуемых товаров с артикулами (при наличии).
Количество, единицы измерения.
Требуемые сроки поставки.
Обоснование необходимости (например, "расход за месяц", "подготовка к спецобработке").
Подпись менеджера объекта и согласование руководителя отдела/директора.

2. Спецификация к договору (если договор есть): При долгосрочном сотрудничестве с поставщиком заявка может оформляться как спецификация – неотъемлемая часть рамочного договора.

2. Документы при получении товаров от Продавца (ключевой этап)

При поставке менеджер объекта **обязан** проверить фактическое наличие товара и оформить сопроводительные документы. Они делятся на две группы:

А) Документы, передаваемые/получаемые от Продавца (Поставщика):

1. Товарная накладная по форме ТОРГ-12: Самый важный первичный документ. Подтверждает передачу товара от продавца к клининговой компании. Менеджер объекта должен:
Сверить наименования, количество, единицы измерения в ТОРГ-12 с фактическим товаром.
Проверить отсутствие повреждений тары и самих средств.
В случае расхождений – сделать отметку в накладной (например, "недовложение 2 ед.").
Поставить подпись и печать компании** (если она у вас на объекте) в графах Груз принял", "Груз получил грузополучатель". Ваша подпись юридически подтверждает приёмку.

2. Счёт-фактура: Выставляется поставщиком для налогового учёта НДС. Менеджеру объекта важно принять этот документ вместе с ТОРГ-12 и убедиться, что данные (наименование вашей компании, реквизиты, перечень) совпадают. Подпись на счёт-фактуре при приёмке товара обычно не требуется, она нужна для бухгалтерии.

3. Универсальный передаточный документ (УПД): Совмещает функции накладной ТОРГ-12 и счёт-фактуры. Всё вышесказанное применимо и к УПД.

Б) Документы, которые формирует менеджер объекта и передает в бухгалтерию своей клининговой компании:

1. Акт приёмки-передачи товаров (по внутренней форме) или тот же ТОРГ-12:
В бухгалтерию передаётся полный комплект полученных от поставщика документов (ТОРГ-12 + счёт-фактура ИЛИ УПД). Часто требуется приложить их к авансовому отчёту, если была выдача подотчётных средств, или передать с сопроводительным служебным письмом/реестром.

2. Ведомость/отчёт о расходе товаров и материалов (Акт расхода):
Регулярный документ (еженедельный/ежемесячный), который подтверждает целевое использование полученных товаров. В нём указывается:
* Остаток на начало периода.
* Получено за период (на основании ТОРГ-12).
* Израсходовано на объекте (можно с привязкой к конкретным задачам/помещениям).
* Остаток на конец периода.
* **Этот документ напрямую связывает закупку с оказанием услуг и является финальным звеном отчётности перед бухгалтерией.**

3. Отслеживание движения документов (контроль и порядок)

Во избежание утери и для оперативного контроля необходимо вести Журнал учёта первичных документов (можно в Excel). В нём фиксируется:

Дата получения/создания документа.
Номер документа (ТОРГ-12, счёт-фактуры).
Наименование поставщика.
Краткий перечень товаров.
Сумма.
Отметка о передаче в бухгалтерию (дата, ФИО принявшего, подпись).
Отметка о регистрации в бухгалтерии (часто возвращается копия с входящим номером).

Важно: Срок передачи документов в бухгалтерию должен быть регламентирован внутренним порядком (например, не позднее следующего рабочего дня после приёмки или еженедельно в понедельник).

4. Договор для регулярных покупок

Для стабильных, повторяющихся закупок у одного поставщика **необходимо заключить рамочный договор поставки**. Это обеспечит:

Фиксированные цены и скидки.
Чёткие условия поставки, оплаты и ответственности.
Упрощение документооборота: в ТОРГ-12 будет ссылка на договор, не требуется каждый раз согласовывать условия.
Юридическую защищённость в случае недопоставки или поставки некачественного товара.

Менеджер объекта, выявив постоянную потребность в определённой группе товаров, должен инициировать через руководство процесс выбора надёжного поставщика и заключения с ним договора.

__________________________
Для менеджера объекта клининга работа с товарной отчётностью – это не бюрократия, а инструмент управления ресурсами. Аккуратное оформление ТОРГ-12, своевременная передача документов в бухгалтерию и ведение учёта расхода гарантируют, что у клинеров всегда будут необходимые средства, а у компании – прозрачная и экономически обоснованная схема работы с материальными запасами.