Стабильная работа вашего объекта напрямую зависит от надежности каждого члена команды. Но люди — не роботы. Умение грамотно управлять их законным отсутствием (отпуск, болезнь) отличает профессионального руководителя от просто контролера. Это не бюрократия, а инструмент планирования, профилактики авралов и заботы о коллективе.

Глава 1: Управление отпусками — создаем порядок из хаоса
Право на отдых — не просьба, а гарантия Трудового кодекса.
Наша задача — соблюсти баланс между правом сотрудника и непрерывностью рабочего процесса.

1.1. Что нужно знать о видах отпусков
Основной оплачиваемый отпуск:
28 календарных дней** — стандарт для всех.
Для работников с инвалидностью — 30 календарных дней.
Отпуск за свой счет (без сохранения зарплаты):
Предоставляется по уважительным семейным обстоятельствам (свадьба, рождение ребенка, похороны) или иным причинам, согласованным с руководством.
Ваша задача как менеджера — оценить, не нарушит ли отсутствие сотрудника текущие работы.

Золотое правило:
Право на первый оплачиваемый отпуск возникает у сотрудника через 6 месяцев работы в компании. В исключительных случаях (по согласованию с руководством) можно предоставить и раньше.

1.2. Ваш алгоритм действий: от графика до выхода на работу
Работа с отпуском строится в несколько четких этапов. Ваша активность на каждом из них предотвращает 90% проблем.

Этап 1. Планирование (основная работа)
В конце года (до 1 декабря) мы формируем Сводный график отпусков.
Ваша задача: Согласовать с каждым своим сотрудником желаемый период отпуска, но с оглядкой на производственную необходимость.
Нельзя отпускать одновременно всех в сезон или на критически важном объекте.
Результат:
Утвержденный график, обязательный для всех.
Это ваш главный документ для планирования на год.

Этап 2. Согласование и оформление (не менее чем за 2 недели до отпуска)
Когда дата отпуска по графику приближается, вы переходите к оформлению:
1. Сотрудник пишет заявление (шаблон есть в отделе кадров/корпоративном портале).
2. Вы визируете заявление, проверяя два ключевых момента:
Дата совпадает с графиком? Если нет — есть ли согласование на перенос?
Кто будет выполнять работу? Вы уже нашли замену (внутреннюю подмену, сотрудника «летучей бригады»)? Это ваша прямая ответственность.
3. Вы передаете заявление в отдел кадров (ОК) для издания приказа.
4. Ознакомляете сотрудника с приказом под роспись.
5. Контролируете выплату. Отпускные должны быть выплачены за 3 календарных дня до начала отпуска.
Если этого не произошло — сигнализируйте в ОК и бухгалтерию.

Этап 3. Завершение отпуска
В день выхода сотрудника убедитесь, что он приступил к обязанностям. Проведите короткий инструктаж об изменениях, если они были.

1.3. Частые вопросы и сложные случаи
Можно ли разделить отпуск? Да.
Но одна из частей обязательно должна быть не менее 14 календарных дней.
И каждая часть должна включать хотя бы один рабочий день.
Сотрудник просит отпуск «за свой счет» на неделю
Ваше право — согласовать или отказать, если его отсутствие сорвет работу. Всегда запрашивайте письменное заявление.
«Срочно нужно отозвать из отпуска!» Только с письменного согласия сотрудника с предоставлением неиспользованной части в другое время. Невыполнение этого правила грозит серьезными штрафами для компании.

Глава 2: Больничные — действуем четко и по закону

Больничный — это форс-мажор, который нельзя спланировать, но можно грамотно администрировать.

2.1. Четкий регламент для сотрудника
Доведите эти правила до каждого члена команды:
1. В первый же день болезни сотрудник обязан уведомить лично вас (звонок, сообщение). Молчание — это нарушение.
2. Он получает Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) в поликлинике.
3. В день выхода на работу он предоставляет вам номер ЭЛН или справку. Оригиналов бумажных больничных больше не существует.

2.2. Ваш план действий как руководителя
1. Получив уведомление, вы сразу планируете подмену на период болезни.
2. При выходе сотрудника принимаете от него данные ЭЛН и в тот же день передаете их в отдел кадров.
3. Контролируете сроки. Если больничный должен был закончиться вчера, а сотрудник не вышел и не продлил его — это прогул. Требуйте объяснительную.

2.3. Как происходит оплата?
Первые 3 дня болезни оплачиваются за счет средств компании.
Последующие дни оплачиваются Фондом социального страхования (ФСС).
Ваша задача — обеспечить своевременную передачу данных в ОК, чтобы бухгалтерия успела сформировать и отправить сведения в ФСС (в течение 3 рабочих дней после закрытия ЭЛН).
Оплата производится в ближайшую дату выдачи зарплаты.

Важно: Если сотрудник уволился, но в течение 30 дней заболел и оформил ЭЛН, он имеет право на оплату больничного от нашей компании (при условии, что не устроился на новую работу).

Чек-лист менеджера для предотвращения проблем
1. [ V ] У меня есть актуальная копия графика отпусков по моему объекту.
2. [ V ] Я веду простую таблицу учета (Excel/Google-таблица) с датами отпусков и подмен.
3. [ V ] Я знаю, у кого из моих сотрудников скоро возникает право на первый отпуск (исполняется 6 месяцев).
4. [ V ] Я проинструктировал бригаду о правилах сообщения о больничном.
5. [ V ] У меня есть контакты подменных сотрудников или согласованный с РМ план действий на время отсутствия ключевых специалистов.
6. [ V ] Я знаю контакты ответственных в отделе кадров и бухгалтерии по этим вопросам.

Итог: Грамотная работа с отпусками и больничными — это синоним профессионального управления. Это защищает компанию от штрафов, объект — от срывов, а вас — от стресса незапланированных авралов. Отладьте эту систему один раз — и она будет работать на вас.