В современной индустрии фасилити-менеджмента и профессионального клининга эффективность управления материально-технической базой (МТБ) является вторым по значимости фактором рентабельности бизнеса после управления фондом оплаты труда. Специфика клинингового бизнеса характеризуется высокой дисперсией активов: оборудование и инвентарь распределены по десяткам и сотням удаленных объектов, находятся в постоянном движении между складами и мобильными бригадами, и подвергаются интенсивному эксплуатационному износу.

Отсутствие жестко регламентированной процедуры учета приводит к системным сбоям: бесконтрольному росту операционных расходов (OPEX) на закупку расходных материалов, сокращению жизненного цикла дорогостоящих основных средств (CAPEX) из-за ненадлежащего обслуживания, а также к существенным репутационным рискам, связанным с невозможностью выполнить контрактные обязательства по стандартам чистоты.

Регулярный анализ данных инвентаризации позволяет формировать объективную статистику надежности различных брендов оборудования, рассчитывать реальную стоимость владения и принимать обоснованные инвестиционные решения при обновлении парка техники. Процедура подлежит ежегодному пересмотру и актуализации с учетом изменений в законодательстве и технологиях уборки.

Учетная система клининговой компании неразрывно связана с юридическими механизмами защиты собственности. Специфика организации труда в клининге (бригадный метод, работа на территории заказчика) делает применение индивидуальной материальной ответственности затруднительным. В связи с этим, центральным элементом правовой конструкции становится статья 245 Трудового кодекса РФ «Коллективная (бригадная) материальная ответственность за причинение ущерба».

Регламент учета должен предусматривать следующие обязательные юридические действия:

• Заключение договоров: При формировании бригады для обслуживания стационарного объекта (Бизнес-центр, ТРЦ, Завод) со всем коллективом подписывается договор о полной коллективной материальной ответственности.
• Передача смены: Юридическая сила договора активируется только при наличии корректно оформленных документов приема-передачи оборудования между сменами. Без подписи бригадира или старшего смены в журнале приема-передачи доказать вину конкретной бригады в суде будет невозможно.
• Определение вины: При выявлении недостачи в ходе инвентаризации, возмещение ущерба может быть добровольным (по соглашению сторон) или судебным. В судебном порядке степень вины каждого члена коллектива определяется судом, принимая во внимание степень участия, должность и другие факторы. Корректная инвентаризационная опись является главным доказательством размера ущерба.

Для построения прозрачной системы учета необходимо провести стратификацию активов. Хаотичный учет, при котором дорогостоящая поломоечная машина и пластиковое ведро учитываются по одним правилам, ведет к перегрузке административного ресурса и потере контроля над ключевыми активами.

К данной группе относятся дорогостоящие технические средства со сроком полезного использования свыше 12 месяцев.

• Номенклатура: Поломоечные машины (райдеры, толкаемые), подметальные машины, роторные однодисковые машины, экстракторы (ковровые комбайны), промышленные водососы, аппараты высокого давления (АВД), парогенераторы.
• Метод учета: Индивидуальный. Каждой единице присваивается уникальный инвентарный номер (ID), заводится паспорт технического средства (формуляр), в котором фиксируется история ремонтов, перемещений и наработка моточасов.
• Амортизация: Линейная амортизация. Инвентаризация проводится с полной сверкой серийных номеров заводских шильдиков.

Средства труда, подверженные интенсивному механическому износу, со сроком службы от 6 до 12 месяцев.

• Номенклатура: Сервисные тележки, системы для мытья окон (склизы, шубки, телескопические штанги), системы для мытья пола (флаундеры, мопы-держатели), механические отжимы, контейнеры для мусора, предупреждающие знаки.
• Метод учета: Групповой (количественный) или партионный. Присвоение индивидуальных номеров швабрам нецелесообразно. Учет ведется по номенклатурным позициям (например, "Ведро пластиковое 25л синее").
• Списание: По факту прихода в негодность на основании акта дефектовки или по нормативному сроку службы.

Материалы, полностью потребляемые в процессе производства услуг или имеющие короткий срок службы (менее 6 месяцев).

• Номенклатура: Мопы (текстильные насадки), протирочные материалы (салфетки из микрофибры), губки, пады (абразивные круги), перчатки резиновые, мешки для мусора, профессиональная химия, туалетная бумага и бумажные полотенца.
• Метод учета: Количественный, весовой или объемный. Являются наиболее сложной категорией для контроля из-за высокой ликвидности (риск хищения) и сложности нормирования остатков в открытой таре.

Интеграция системы цветового кодирования (например, стандарта Vileda Professional Quattro) в процедуру учета является критическим требованием для соблюдения санитарно-гигиенических норм и предотвращения перекрестного загрязнения. Учетная система должна воспринимать "Ведро красное" и "Ведро синее" как два разных номенклатурных артикула, не подлежащих взаимозамене.
При инвентаризации комиссии необходимо фиксировать нарушение цветового зонирования как несоответствие стандарту. Нахождение красной швабры в синей зоне приравнивается к нарушению технологии, даже если материальная ценность сохранена.

Процесс начинается в момент поступления ТМЦ на центральный склад.

Верификация: Кладовщик сверяет поставку с накладной ТОРГ-12 и спецификацией заказа. Особое внимание уделяется проверке комплектности сложного оборудования (наличие всасывающих балок у поломоечных машин, шлангов и насадок у пылесосов).

Маркировка:

• Основное оборудование: На корпус наносится инвентарная этикетка (полиэстер, устойчивый к химии и влаге) со штрих-кодом или QR-кодом. Рекомендуется дублирование маркировки RFID-меткой для скрытой идентификации.
• Инвентарь: Цветовая маркировка (если не нанесена заводом) осуществляется цветными клипсами или термоусадочными трубками.

Выдача оборудования на объект производится только на основании Заявки на комплектацию, подписанной менеджером объекта и утвержденной операционным директором.

Документальное оформление: Формируется Накладная на внутреннее перемещение (форма М-11). Документ подписывается в двух экземплярах: кладовщиком (сдал) и менеджером объекта/бригадиром (принял).

Смена МОЛ: В момент подписания накладной материальная ответственность переходит к принимающей стороне. Менеджер объекта обязан лично проверить работоспособность техники. Претензии по внешнему виду (царапины, сколы) принимаются только в момент передачи.

Мобильные бригады, занимающиеся разовыми работами (послестроительная уборка, мойка остекления), представляют собой "передвижные склады".
Автомобиль-склад: Служебный автомобиль оборудуется стеллажной системой. Водитель-экспедитор или старший бригадир назначается МОЛ за все содержимое кузова.
Чек-листы выезда/возврата: Процедура предусматривает двойной контроль. Перед выездом на заказ бригада сверяет наличие оборудования по чек-листу. По возвращении на базу производится повторная сверка. Любая недостача, выявленная по возвращении, подлежит немедленному расследованию.
Оперативный резерв: В мобильных бригадах должен быть запас расходных материалов (химии, салфеток) на 2-3 смены автономной работы.

Издание приказа: Руководитель компании подписывает приказ (форма ИНВ-22), утверждающий состав инвентаризационной комиссии, сроки проведения и перечень проверяемых объектов.
Формирование комиссии: Для обеспечения объективности в комиссию включаются минимум 3 человека:

• Председатель (представитель администрации/офиса).
• Независимый счетчик (сотрудник другого отдела/объекта).
• Представитель бухгалтерии/СБ.

Остановка движения: На время инвентаризации любые перемещения ТМЦ блокируются.
Методика счета:
Оборудование: Идентификация по инвентарному номеру. Обязательный запуск (Test Run) для проверки работоспособности. Фиксация показаний счетчика моточасов.
Инвентарь: Пересчет поштучно с разделением по цветам. Проверка целостности (отсутствие трещин на ведрах, исправность шарниров на флаундерах).
Химия:
Закрытые канистры: поштучно.
Открытые канистры: метод визуальной оценки (0.5, 0.3 канистры) или взвешивание. Для точного учета профессиональных концентратов рекомендуется использование мерных весов.
Маркировка проверенного: Посчитанные позиции помечаются временными стикерами, чтобы избежать двойного счета.

После передачи описей в бухгалтерию производится сверка фактических данных с учетными. Формируется сличительная ведомость (форма ИНВ-19).
Анализ расхождений:
Недостача: Прямые убытки.
Излишки: Часто свидетельствуют о неучтенных перемещениях с других объектов или ошибках в предыдущих инвентаризациях.
Пересортица: Зачет излишков и недостач по однородным позициям (например, излишек синих ведер покрывает недостачу красных, если это допущено учетной политикой, хотя технологически это нарушение).

По результатам инвентаризации составляется итоговый протокол.

Взыскание: Недостача сверх норм естественной убыли удерживается с МОЛ согласно договору о коллективной материальной ответственности.
Списание: Поврежденное оборудование, не подлежащее ремонту, списывается по акту ОС-4.
Корректировка закупок: Данные о фактическом износе используются для корректировки бюджета закупок на следующий период.

Одной из сложнейших задач учета в клининге является контроль расхода материалов. Без научно обоснованных норм инвентаризация лишь констатирует факт убытков. Компании необходимо утвердить внутренние нормы списания, базирующиеся на отраслевых рекомендациях и статистике.

При инвентаризации химии фактический расход сравнивается с нормативом (расчет: Площадь уборки × Норма расхода). Превышение норматива более чем на 10-15% является сигналом о хищении или нарушении технологии дозирования.

Интеграция ТСД позволяет автоматизировать процесс ввода данных. Сотрудник сканирует штрих-код на оборудовании, и система автоматически идентифицирует актив. Это исключает ошибки ручного ввода и ускоряет процесс инвентаризации в 3-4 раза. Программное обеспечение ТСД должно быть синхронизировано с основной учетной системой компании.

Современное клининговое оборудование (Karcher, Taski, Tennant) все чаще оснащается модулями телеметрии (IoT). Эти системы передают данные о местоположении машины (GPS), времени работы, состоянии батареи и фактах столкновений в облачный сервис.

Геофенсинг: Система сигнализирует, если оборудование покидает разрешенную зону (периметр объекта), что предотвращает кражи.

Учет моточасов: Автоматическая передача данных о наработке позволяет планировать ТО по фактическому состоянию, а не по календарю, что оптимизирует затраты.

Инвентаризация — это лишь часть комплексной системы предотвращения потерь. Процедура должна включать превентивные меры:

• Дозирующие системы: Установка стационарных дозаторов химии предотвращает хищение концентратов и исключает передозировку ("глазной" метод разведения), которая не только увеличивает расходы, но и портит поверхности.
• Система "Сдал-Принял": Для расходных материалов (салфетки, мопы, перчатки) внедряется правило обменного фонда: получение новой единицы возможно только при сдаче старой, пришедшей в негодность. Это исключает накапливание "домашних запасов" персоналом.
• Прозрачные зоны хранения: Организация мест хранения (КУИ) таким образом, чтобы инвентарь был наглядно представлен на настенных держателях. Тени ("shadow boards") на стенах позволяют мгновенно визуально определить, какого инструмента не хватает.

Для реализации процедуры в документооборот компании должны быть введены следующие унифицированные формы:

• Паспорт объекта (Equipment Allocation Matrix): Документ, фиксирующий плановое количество оборудования и инвентаря на конкретном объекте исходя из площади и типа покрытий.
• Лист ежедневной проверки техники (Daily Check-List): Журнал, заполняемый оператором поломоечной машины перед началом и после окончания смены (проверка заряда АКБ, чистоты баков, состояния щеток и всасывающих резинок).
• Акт на списание инвентаря (Damage Report): Документ, фиксирующий причину выхода из строя. Содержит фотофиксацию повреждения и заключение механика/бригадира о причине (естественный износ или нарушение правил эксплуатации).
• График планово-предупредительного ремонта (ППР): Календарный план обслуживания основных средств, синхронизированный с данными учета моточасов.