Процедура участия в тендере по оказанию услуг клининга

Участие в тендере на оказание клининговых услуг — это эффективный способ для компаний получить крупный контракт и расширить клиентскую базу. Однако процедура требует тщательной подготовки, понимания нормативных требований и стратегического подхода.

Стратегия «Белых контрактов» как фильтр целевых тендеров

Участие в тендерах с «белым контрактом» имеет свои особенности, которые менеджер должен учитывать при коммуникации с заказчиком. Клиенты административно-ответственного сегмента (госкорпорации, крупные промышленные холдинги) при выборе подрядчика все чаще ориентируются не только на цену, но и на репутационную безопасность. Менеджер по продажам в своей стратегии защиты предложения должен делать упор на полную прозрачность: официальное трудоустройство всех сотрудников (включая линейный персонал), наличие у них медицинских книжек и гражданства РФ (или легальных патентов), а также отсутствие рисков доначисления налогов для самого заказчика.

Стандарты оснащения и внешний вид
В рамках «белого контракта» стандарты оснащения высоки. Менеджер по продажам (как куратор запуска) контролирует, чтобы персонал вышел на смену в чистой, брендированной униформе. Это требование часто прописано в контракте как обязательное. Также проверяется наличие на объекте журналов техники безопасности, графиков уборки и листов контроля.

Процедура участия в тендере для менеджера по продажам клининговой компании в 2025–2026 годах представляет собой высокоинтеллектуальный процесс. Он требует синергии навыков продаж, юридической грамотности (44-ФЗ/223-ФЗ), финансового анализа (налоговое планирование) и глубокого понимания технологии клининга.

Успех зависит от способности менеджера:

Отбирать только экономически целесообразные «белые» тендеры.
Проводить тщательный аудит объекта, исключая ошибки в расчетах ресурсов.
Использовать автоматизированные инструменты CRM для управления процессом.
Обеспечивать безупречную передачу обязательств операционному блоку.

Поиск тендерных возможностей

Источники информации:

Официальные порталы: Единая информационная система (ЕИС) в сфере закупок (zakupki.gov.ru) для государственных закупок, коммерческие площадки (B2B-Center, Сбербанк-АСТ и др.)
Специализированные ресурсы: Тендерные агрегаторы, отраслевые СМИ, рассылки торговых площадок
Прямые контакты: Мониторинг сайтов потенциальных заказчиков (крупные бизнес-центры, ТЦ, государственные учреждения)
Критерии выбора: Следует оценивать не только бюджет закупки, но и географию, сроки, требования к участникам и собственные ресурсы для выполнения.

Нормативно-правовая база: 44-ФЗ и 223-ФЗ

Менеджер по продажам обязан дифференцировать подходы к участию в государственных (44-ФЗ) и корпоративных (223-ФЗ) закупках, так как процедурные и квалификационные требования в них существенно различаются.

Специфика государственных закупок (44-ФЗ):

Система госзакупок характеризуется жесткой регламентацией и формализмом.

Для менеджера критически важно понимать механизм формирования НМЦК и требования к «универсальной предквалификации».
Если стоимость контракта превышает 20 млн рублей, от участника требуется подтвержденный опыт исполнения аналогичного контракта (по 44-ФЗ или 223-ФЗ) на сумму не менее 20% от текущей НМЦК. Это требование является императивным и автоматическим фильтром.
Кроме того, Постановление Правительства № 2571 вводит дополнительные требования для клининговых услуг (позиция 36) при сумме закупки свыше 1 млн рублей, обязывая подтверждать опыт за последние 5 лет.
Менеджер должен заранее подготовить пакет подтверждающих документов (контракты, акты без штрафов), чтобы оперативно загрузить их на площадку. Ошибки на этом этапе, такие как предоставление контракта с неоплаченными пенями, ведут к отклонению заявки.

Специфика корпоративных закупок (223-ФЗ):

В сегменте корпоративных закупок, где заказчиками выступают такие гиганты, как «Росатом», «Газпром» или РЖД, правила игры более вариативны.

Заказчики имеют право устанавливать собственные положения о закупках, что требует от менеджера детального изучения документации каждого конкретного лота.

Здесь часто применяются критерии оценки, выходящие за рамки цены и опыта: наличие сертификатов соответствия (например, ИСО 9001 или ГОСТ Р 51870-2014), присутствие в отраслевых реестрах добросовестных поставщиков и результаты аудитов производственных мощностей. Менеджер должен быть готов к многоэтапным процедурам, включающим переторжку и квалификационный отбор.

Техническая готовность и цифровая гигиена

Процедура участия невозможна без надлежащей подготовки цифровой инфраструктуры. Менеджер по продажам, работая в связке с тендерным отделом или самостоятельно, должен контролировать актуальность следующих элементов:


Элемент инфраструктуры	Функциональное назначение и требования	Временной лаг подготовки
УКЭП (Усиленная квалифицированная электронная подпись)	Юридически значимый инструмент для визирования заявок и контрактов. С 2024-2025 гг. для сотрудников (не директоров) обязательна связка «УКЭП физлица + Машиночитаемая доверенность (МЧД)». Подпись руководителя получается только в ФНС.	1–3 рабочих дня
Регистрация в ЕСИА (Госуслуги)	Базовый уровень идентификации. Профиль компании должен быть корректно настроен, а сотрудники, участвующие в торгах, привязаны к организации.	До 5 рабочих дней
Аккредитация в ЕИС (zakupki.gov.ru)	«Единое окно» входа на рынок госзаказа. Регистрация здесь автоматически аккредитует компанию на всех 8 федеральных электронных торговых площадках (ЭТП).	От 1 рабочего дня
Специальный счет	Банковский счет для блокировки обеспечения заявок. Открывается только в банках, утвержденных Минфином. Отсутствие средств на спецсчете в момент подачи заявки ведет к ее автоматическому отклонению.	1–2 рабочих дня
Программное обеспечение	Настроенное рабочее место с ПО CryptoPro CSP и плагинами для браузеров. Технические сбои на стороне участника в момент аукциона не являются основанием для оспаривания результатов в ФАС.	Требует регулярного обновления

Макро-процесс: От инициализации до интеграции

В современной клининговой компании работа менеджера по продажам не хаотична, а подчинена строгому алгоритму, реализованному в CRM-системе (например, на базе amoCRM с надстройкой Sensei). Процедура участия в тендере интегрирована в общий «макро-процесс» продаж, который обеспечивает стандартизацию действий и минимизацию человеческого фактора.

Постановка задачи (Инициализация): Процесс стартует с момента появления лида — будь то входящий запрос («теплый лид») или найденный тендер. Система автоматически создает карточку сделки и ставит первую задачу менеджеру.
Квалификация клиента: На этом этапе менеджер оценивает перспективность тендера. Используются чек-листы и анкеты для определения типа услуги (Ежедневная уборка — ЕУ или Специализированная — СУ) и платежеспособности заказчика.
Подготовка Коммерческого Предложения (КП): Самый трудоемкий этап, включающий аудит объекта и расчет сметы. Менеджер формирует технико-коммерческое предложение, которое впоследствии ляжет в основу тендерной заявки.
Защита КП (Тендерная стадия): В контексте тендеров этот этап трансформируется в подачу заявки и участие в аукционе. Здесь менеджер использует аргументацию, подготовленную на базе «Технологии оценки белых договоров», защищая предложенную стоимость перед тендерным комитетом или в ходе переторжки.
Отработка возражений: Если заказчик запрашивает разъяснения положений заявки или пытается навязать кабальные условия контракта, менеджер инициирует процедуру протокола разногласий.
Выставление счета и Контроль оплаты: Для тендеров это соответствует этапу подписания контракта и внесения обеспечения исполнения контракта.
Интеграция с производством: Финальная стадия, на которой менеджер передает «выигранный» объект операционному блоку для запуска. Сделка закрывается как успешная только после подтверждения приема объекта в работу.

Микро-процесс «Контроль отказов»

Уникальным элементом процедуры является механизм управления неудачами. Менеджер по продажам не имеет права единолично принять решение о прекращении работы по перспективному тендеру. При попытке закрыть сделку как «проигранную» или «отказ», запускается микро-процесс согласования с руководителем отдела продаж (РОП).

Этот механизм выполняет функцию «предохранителя» от потери выручки. РОП рассматривает причину отказа и выбирает один из сценариев:

Подтверждение отказа: Если объективные причины (например, непроходная цена конкурентов ниже себестоимости) подтверждаются, сделка закрывается. Однако она может быть отправлена в «реанимацию» — специальный процесс отложенного мониторинга, чтобы вернуться к клиенту позже, когда он разочаруется в дешевом подрядчике.
Отклонение отказа: Если РОП видит потенциал (например, возможность оптимизировать смету или предложить альтернативное ТЗ), он возвращает сделку в статус «В работе» с конкретными рекомендациями. Менеджер получает задачу «дожать» клиента.
Запрос коррекции: Если карточка сделки заполнена некорректно или неполно, РОП возвращает её на доработку. Это дисциплинирует менеджеров и обеспечивает полноту данных в CRM.
Автоматизация играет ключевую роль: система сама «подталкивает» менеджера, отправляя клиенту SMS или email при недозвоне, и предоставляет контекстные подсказки (скрипты, видеоуроки) в зависимости от этапа воронки и типа возражения.

Экспертиза и аудит объекта: Фундамент расчета

Методология осмотра объекта
Ни один профессиональный тендерный расчет не может быть выполнен корректно без физического осмотра объекта. Попытка рассчитать стоимость без визита на место является грубейшей ошибкой, ведущей к убыткам. Процедура осмотра разделена на два уровня: коммуникационный и технический.


	Коммуникационный аудит (Работа с представителем Заказчика): Менеджер должен выявить неявные потребности и боли клиента.	Технический аудит (Инструментальная оценка): На этом этапе менеджер превращается в инженера-технолога. Он проводит замеры и инвентаризацию, используя специализированные листы оценки для ЕУ и СУ.
	Используя чек-лист , он выясняет: История обслуживания: Как организована уборка сейчас? Что конкретно не устраивает в текущем подрядчике? Это позволяет сфокусировать КП на решении реальных проблем. Критерии качества: Важно формализовать понятие «чистота» для конкретного клиента. Для одного это отсутствие пыли на плинтусах, для другого — стерильность санузлов. Бюджетные и организационные рамки: Ожидания по бюджету, режим работы (возможность ночной уборки), требования к национальности и внешнему виду персонала.	Замеры площадей: Фотографирование планов эвакуации для последующей оцифровки и зонирования. Расхождение реальной площади с заявленной в ТЗ — частая причина дисбаланса сметы. Анализ покрытий: Идентификация материалов пола (керамогранит, мрамор, линолеум, ковролин). От этого зависит выбор химии и амортизация оборудования. Ошибка в определении типа камня может привести к его порче кислотным средством. Инфраструктура: Оценка наличия и состояния помещений для персонала (раздевалки, комнаты приема пищи), точек набора и слива воды. Логистика перемещения воды и оборудования (например, отсутствие лифтов в многоэтажном здании) напрямую влияет на хронометраж работ и, следовательно, на ФОТ. Аудит текущего персонала: Неформальное общение с уборщицами текущего подрядчика позволяет узнать реальную нагрузку, уровень зарплат и скрытые проблемы (например, задержки выплат или нехватка инвентаря).

Коммуникационный аудит (Работа с представителем Заказчика): Менеджер должен выявить неявные потребности и боли клиента.

Технический аудит (Инструментальная оценка): На этом этапе менеджер превращается в инженера-технолога. Он проводит замеры и инвентаризацию, используя специализированные листы оценки для ЕУ и СУ.

Используя чек-лист , он выясняет:

История обслуживания: Как организована уборка сейчас? Что конкретно не устраивает в текущем подрядчике? Это позволяет сфокусировать КП на решении реальных проблем.

Критерии качества: Важно формализовать понятие «чистота» для конкретного клиента. Для одного это отсутствие пыли на плинтусах, для другого — стерильность санузлов.

Бюджетные и организационные рамки: Ожидания по бюджету, режим работы (возможность ночной уборки), требования к национальности и внешнему виду персонала.

Замеры площадей: Фотографирование планов эвакуации для последующей оцифровки и зонирования. Расхождение реальной площади с заявленной в ТЗ — частая причина дисбаланса сметы.
Анализ покрытий: Идентификация материалов пола (керамогранит, мрамор, линолеум, ковролин). От этого зависит выбор химии и амортизация оборудования. Ошибка в определении типа камня может привести к его порче кислотным средством.
Инфраструктура: Оценка наличия и состояния помещений для персонала (раздевалки, комнаты приема пищи), точек набора и слива воды. Логистика перемещения воды и оборудования (например, отсутствие лифтов в многоэтажном здании) напрямую влияет на хронометраж работ и, следовательно, на ФОТ.
Аудит текущего персонала: Неформальное общение с уборщицами текущего подрядчика позволяет узнать реальную нагрузку, уровень зарплат и скрытые проблемы (например, задержки выплат или нехватка инвентаря).

Алгоритм расчета штатной численности

Расчет количества персонала — это математическое сердце тендерного предложения. Ошибка здесь не масштабируется, а мультиплицируется на каждый месяц контракта. Менеджер использует нормативный метод расчета, основанный на технологических картах и внутренних нормативах выработки.

Базовая формула расчета

$$ Ч_{перс} = \frac{\sum (S_i \times N_i)}{T_{смены} \times 60} \times K_{смен} $$

Где:

S_i — площадь конкретной зоны (кв.м).
N_i — норматив уборки для данной зоны (мин/кв.м).
T_смены — длительность рабочей смены (час).
K_смен — коэффициент смен

Примеры нормативов (ориентировочные, на базе внутренних данных):

Офисные помещения: 0.3–0.5 мин/кв.м.
Санузлы: 1.0 мин/кв.м (наиболее трудоемкая зона).
Торговые залы и склады (механизированная уборка): 0.8 мин/кв.м.
Уличная территория (летняя уборка/подметание): 0.4 мин/кв.м.
Уличная территория (зимняя уборка снега): до 5.0 мин/кв.м (резкое возрастание трудозатрат).

Кейс расчета на примере объекта Торговый центр:
Для торгового зала площадью 10 410 кв.м при нормативе 0.8 мин/кв.м требуемое время уборки составляет 8 328 минут (или ~139 человеко-часов).
При 12-часовой смене это требует единовременного вывода 11.57 (округленно 12) сотрудников только на эту зону.
Суммируя потребности по всем зонам (офисы, склады, туалеты), менеджер получает штатное расписание, которое ложится в основу расчета ФОТ.

НДФЛ: Введение прогрессивной шкалы (13% до 2.4 млн руб., 15% до 5 млн руб. и далее до 22%) требует дифференцированного подхода к зарплатам высококвалифицированного персонала (менеджеров объектов, технологов).

Страховые взносы: Стандартная ставка ~30% сверх начисленной зарплаты.

Налог на прибыль: Увеличение ставки налога на прибыль компании до 25% означает, что для сохранения целевой чистой прибыли менеджер должен закладывать более высокую маржинальность в коммерческое предложение.

Материально-техническое обеспечение (МТО)

Помимо ФОТ, в себестоимость (Cost) включаются прямые затраты, рассчитанные операционным отделом на основе данных аудита :

Амортизация оборудования: Стоимость поломоечных машин, пылесосов, экстракторов распределяется на срок контракта (обычно 12-24 месяца).

Химия и расходные материалы: Рассчитываются по нормативам расхода на кв.м с учетом типа поверхности и проходимости. Важно: если ТЗ требует поставку диспенсерных материалов (туалетная бумага, мыло), эти затраты выносятся в отдельную статью, так как они не являются услугой клининга и имеют другую налоговую природу.

Спецодежда и СИЗ: Затраты на комплекты униформы (зимняя/летняя) и средства индивидуальной защиты.

Особенности подготовки качественного предложения для клининга

Персонал: Опишите систему подбора, обучения, контроля и мотивации сотрудников. Акцент на стабильности и опыте бригад.
Экологичность и безопасность: Использование безопасных моющих средств, наличие сертификатов, соблюдение санитарных норм.
Технологии: Применение современного оборудования (поломоечные машины, аппараты высокого давления), инновационные методы уборки.
Контроль качества: Предложите многоуровневую систему проверок (дневной супервайзер, ежемесячные аудиты), онлайн-отчетность для заказчика.
Гибкость: Готовность к выполнению разовых дополнительных работ, оперативное реагирование на замечания.

Внутреннее согласование сметы

Перед подачей заявки расчеты проходят процедуру верификации.

Для ЕУ (ежедневной уборки) рекомендации по смете оцениваются региональным отделом продаж, а для СУ (спецработ) — бригадирами или руководителями направления СУ.

Это позволяет исключить технические ошибки и подтвердить возможность выполнения работ в рамках рассчитанного бюджета.

Подготовка заявки и участие в торгах

Анализ документации и выявление рисков
Менеджер проводит детальный анализ тендерной документации на предмет соответствия законодательству и интересам компании. Особое внимание уделяется Техническому Заданию (ТЗ) и проекту контракта.

Скрытые работы: Часто в ТЗ одной строкой прописаны работы, требующие огромных ресурсов (например, «ежедневная протирка пыли на высоте 3 метра» или «вывоз снега без ограничений объема»).
Некорректные объединения: Если в один лот включены клининг и техническое обслуживание или поставка товаров, это ограничивает конкуренцию. В таких случаях целесообразно подать запрос на разъяснение или жалобу в ФАС.
Условия оплаты: Проверка сроков оплаты и условий приемки работ. Кабальные условия (оплата через 60-90 дней) могут создать кассовый разрыв.

Формирование пакета документов
Заявка на участие состоит из нескольких частей, и ошибка в любой из них фатальна.

Квалификационная часть: Подтверждение опыта по Постановлению № 2571 (контракты, акты).
Техническое предложение: Описание технологий, графиков уборки, характеристик используемых средств. Здесь менеджер демонстрирует профессионализм, прикладывая технологические карты и планы работ.
Коммерческое предложение: Расчет цены. В аукционе цена подается в ходе торгов, в конкурсе — в составе заявки.

Ключевые разделы документации:

Техническое задание (ТЗ) — объемы работ, спецификации помещений, требования к частоте и качеству уборки
Требования к участникам (опыт, наличие оборудования и персонала, финансовые показатели)
Критерии оценки заявок (цена, качественные показатели, опыт)
Порядок и сроки выполнения работ
Форма и сроки подачи заявки
Проект контракта

Важно: Обратите внимание на наличие ограничений (например, требование к местному присутствию) и возможности подачи запросов на разъяснение.

Финансовое обеспечение
Менеджер контролирует внесение обеспечения заявки (0.5% – 5% от НМЦК). Средства должны быть на спецсчете заранее. Параллельно, через финансовый отдел или брокеров, прорабатывается вопрос получения Банковской Гарантии для обеспечения исполнения контракта (обычно 5-30% от НМЦК), чтобы в случае победы не возникло задержек с подписанием.

Подготовка заявки на участие

Информация об участнике (обеспечивает допуск)

Заполнение форм по установленному образцу
Предоставление учредительных документов (ЕГРЮЛ, устав)
Справки об отсутствии задолженностей
Документы, подтверждающие соответствие требованиям (опыт по аналогичным контрактам, наличие персонала, оборудование)
При необходимости — обеспечение заявки (денежное или банковская гарантия)

Предложение (определяет победу)

Техническое предложение: Детальный план работ, методы уборки, графики, описание используемой химии и оборудования, меры безопасности и контроля качества. Уделите внимание индивидуальному подходу — адаптируйте предложение под специфику объекта.
Коммерческое предложение: Цена контракта в соответствии с формой сметы. Стратегия ценообразования должна балансировать между конкурентоспособностью и рентабельностью. Укажите условия оплаты, возможность предоставления скидок.

Подача заявки и участие в процедуре

Соблюдайте строго установленный срок и способ подачи (электронная площадка, бумажный вид).
При необходимости участвуйте в предтендерных совещаниях и задавайте уточняющие вопросы в установленный срок.
При открытии envelopes присутствуйте лично или через представителя.
Будьте готовы к процедуре уточнения предложения (переговорам), если это предусмотрено.

Заключение контракта и передача в производство

Подписание контракта и протокол разногласий

Победа в тендере — это лишь середина пути. На этапе заключения контракта менеджер проверяет финальный проект договора. Если заказчик включил в него условия, не соответствующие извещению (например, изменил сроки или объемы), менеджер составляет Протокол разногласий. Это единственный легальный способ скорректировать условия на этом этапе. Особое внимание уделяется пунктам о штрафных санкциях и порядке расторжения.

Процедура запуска объекта
Передача объекта из продаж в операционное управление — критическая точка, где часто теряется информация. Для бесшовного перехода используется регламентированная процедура «Запуска», оформляемая Служебной запиской.

Прозрачная отчетность
Для подтверждения качества услуг (особенно для удаленных заказчиков) внедряется система регулярной отчетности: фотоотчеты «до/после», скан-копии подписанных чек-листов, акты совместных осмотров. Это создает доказательную базу качества услуг, необходимую для успешной сдачи работ и оплаты счетов.

Чек-лист передачи в производство:

Цифровая интеграция: Регистрация менеджера объекта в CRM, подключение его к рабочим чатам, настройка прав доступа к табелям учета рабочего времени.
Контрактная база: Передача менеджеру объекта копии подписанного договора, ТЗ и всех приложений, чтобы он понимал юридические рамки своих обязанностей.
Инициация закупок: Оформление заявок на закупку оборудования, химии и инвентаря. Список формируется строго на основе сметы, утвержденной в тендере. Закупка лишнего «съест» маржу, недостаток приведет к срыву качества.
HR-статус: Фиксация процента укомплектованности штата. Рекрутинг должен начинаться сразу после публикации протокола итогов, не дожидаясь подписания контракта.
Технологическая документация: Разработка и передача Технологических карт (ТК). ТК должны быть не только в электронном виде в Битрикс, но и в распечатанном виде на объекте в комнате персонала. ТК — это инструкция для уборщика: что, чем и как мыть.

Заключение

Успешное участие в тендере на клининговые услуги — это системная работа, требующая внимания к деталям и глубокого понимания потребностей заказчика. Ключ к победе лежит не только в конкурентоспособной цене, но и в способности продемонстрировать надежность, профессионализм и готовность предложить индивидуальное, качественное решение. Регулярный анализ как побед, так и поражений, позволит вашей компании совершенствовать подход и увеличивать долю выигранных тендеров.

Вся информация, представленная на данном сайте (включая тексты, изображения, видео, примеры и рекомендации), носит исключительно ознакомительный и информационный характер. Она публикуется с целью поделиться личным или коллективным опытом авторов.
Данные материалы не являются профессиональной консультацией, инструкцией к безоговорочному исполнению или гарантией какого-либо результата.
Авторы и администрация сайта не несут ответственности за любые последствия, прямые или косвенные, которые могут возникнуть в результате использования или неправильного толкования данной информации. Любые решения, принятые вами на основе материалов этого ресурса, вы совершаете на свой страх и риск.
При принятии важных решений (особенно в сфере здоровья, финансов, юридических вопросов и безопасности) настоятельно рекомендуем обращаться к соответствующим сертифицированным специалистам.