Процедура согласования смет отделом производства клининга

Процедура согласования смет сотрудниками отдела клининга

Региональный менеджер несёт ответственность за согласование смет при формировании предложения Заказчику

Качество согласования сметы Региональным менеджером влияет на будущий договор и стабильность обслуживания будущего объекта, если будет подписан договор с Заказчиком
Как правило (но необязательно) тот Региональный менеджер, который согласовывает смету, тот и будет в дальнейшем открывать и курировать оцениваемый объект.
Значит далее, чем качественнее будет проведён анализ сметы, тем легче будет договор в обслуживании, тем меньше будет претензий от Заказчика, тем больше договоров будет обслуживать наша компания, тем будет выше доходность компании, тем большую квартальную мотивацию получит Региональный менеджер.

Как правило сметы на согласование высылает отдел продаж, ставя задачу в CRM

Основные принципы оценки сметы:
1. Разобраться с оцениваемым объектом, осознать его масштабы, какие силы и средства нужны для оказания услуги.
2. Взвесить и оценить правильно операционные расходы в смете, чтобы гарантированно обеспечитть услугу в будущем
3. Правильно дать обратную связь отделу продаж, конструктивно и вдохновляюще донести своё мнение
4. Отдел производства оценивает только операционную часть сметы. Те планируемые расходы, которые влияют на оказание качества оказываемых услуг после подписания контракта.
Основная цель при оценке сметы - предоставить реалистичные данные, основываясь на своём опыте чтобы гарантировать качественное выполнение услуг при продаже оцениваемого проекта.

ВАЖНО! Своим участием в оценке смет ты влияешь на принятие важных решений в развитии компании.

Давайте разберёмся с тем, как читать, оценивать сметы

Первая страница

Какие данные нужны вам для оценки сметы
1. Указывается название объекта
2. Указывается адрес объекта
3. Указывается процент накладных расходов
4. Указывается размер МРОТ
5. Указывается финальная сумма без учёта НДС
6. Указывается расчётная рентабельность на примерах разных юридических адресов
7. Указывается финальная сумма с учётом НДС

Раздел - Фонд оплаты труда

В разделе Фонд оплаты труда / Зарплата мы можем увидеть сколько сотрудников планируется предоставлять, какие у них будут зарплаты на руки, какие ставки и какой финальный фонд оплаты труда с учётом расчётных налогов
Как правило это самый дорогой важный раздел для оценки.

Раздел - оборудование

В разделе "Оборудование" указывается количество запланированного оборудования и расчётная стоимость на его закупку

Обрати внимание:
Если в смете тяжёлая техника, то нужно заложить регулярные ежегодные технические осмотры, техническое обслуживание,

Раздел - Расходные материалы

В разделе "Расходные материалы" указывается количество запланированных расходных материалов и расчётная стоимость на их закупку

Раздел - Химические средства

В разделе "Химические средства" указывается количество запланированных химических средств и расчётная стоимость на их закупку

Раздел - Спецодежда

В разделе "Спецодежда" указывается количество запланированной спецодежды и расчётная стоимость на её закупку

Раздел - Дополнительные затраты

В разделе "Дополнительные затраты" указываются затраты, которые как правило не являются основными и часто предоставляются как дополнительные услуги заказчику.
Например:
1. Смена грязезащитных ковров
2. вывоз снега
3. вывоз мусора
4. Предоставление альпинистских услуг по уборке и т.п.

ВАЖНО!!! - пожалуйста внимательно относитесь к оценке всякого рода дополнительных работ.
В будущем например неправильно посчитанные дорогостоящие доп. работы альпинистов могут перекрыть расходами годовую прибыль от проекта.
Для избежания такого лучше делать отдельный обоснованный расчёт доп. услуг от общего расчёта сметы.
Чтобы его можно было более детально проанализировать.

Часто к смете прикладывается техническое задание от Заказчика, или договор Заказчика, который планируется подписать

Все случаи индивидуальны, иногда приходится оценивать одну смету.
Опираясь только на данные в смете.

Как мы "Отдел производства" оцениваем сметы.

1. Отдел производства оценивает только операционную часть сметы. Те планируемые расходы, которые влияют на оказание качества оказываемых услуг после подписания контракта.
2. Оценка сметы начинается с изучения данных об объекте, технического задания Заказчика, приложенной им документации, договора.
3. После изучения данных об объекте начинаем анализировать смету.
При оценке сметы проверяем и сверяем с ТЗ проставленные данные:
4. Смотрим на карте на сам объект, его внешний вид, сравниваем указанные площади с реальными.
В отдельных случаях объект можно хорошо рассмотреть на яндекс картах, и в отдельных случаях померить их площади
5. Раздел - Фонд оплаты труда
Самый дорогой и важный раздел.
- Внимательно изучаем количество запланированных людей, смогут ли они в указанном количестве обеспечит качество оказываемых услуг
- Обязательно проверяем учтён ли менеджер объекта или курирующий менеджер
- Проверяем на сколькокорректно указаны зарплаты, соответствуют ли они рыночным
- Смотрим график, по которому планируется работа сотрудников
- На какие ставки подразумевается оплата
- Предусмотренны ли (применимы ли) транспортные расходы
ВАЖНО! Обязательно изучаем требования Заказчика к персоналу
6. Раздел - Оборудование
Внимательно оцениваем перечень указанного оборудования, сравниваем перечень со своим опытом и с техническим заданием заказчика
Обрати внимание:
Если в смете тяжёлая техника, то нужно заложить регулярные ежегодные технические осмотры, техническое обслуживание.
7. Раздел - Расходные материалы
Внимательно оцениваем перечень указанных расходных материалов, сравниваем перечень со своим опытом и с техническим заданием заказчика
ВНИМАНИЕ! Обращаем внимание на то, кто будет осуществлять дорогостоящую часть бюджета - расходники для санузлов (туалетная бумага, мыло, покрытия на унитазы и тп.)
8. Раздел - Химические средства
Внимательно оцениваем перечень указанных химических средств, сравниваем перечень со своим опытом и с техническим заданием заказчика
9. Раздел - Спецодежда
Внимательно оцениваем перечень указанной спецодежды, сравниваем перечень со своим опытом и с техническим заданием заказчика
Сравниваем количество спецодежды с количеством планируемого персонала
10. Раздел - Дополнительные расходы
Внимательно оцениваем перечень указанных Дополнительных расходов, сравниваем перечень со своим опытом и с техническим заданием заказчика

О результатах оценки пишем детальное резюме:

Например:
1. Есть ли ТЗ, понятно ли?
- В ТЗ от заказчика был приложен проект договора т техническое задание. Документ мной изучен, понятен
2. Смотрим на карте на сам объект, его внешний вид, сравниваем указанные площади с реальными.
- на картах объект виден, удалось проверить площади с данными яндекс карт, площади соответствуют ТЗ
5. Раздел - Фонд оплаты труда
- Количество людей соответствует оценочным данным и ТЗ Заказчика
- В ТЗ учтён курирующий или стационарный или бригадир менеджер
- Указанные в смете зарплаты соответствуют рыночным как у менеджера, так и у персонала
- График работы сотрудников реалистичен для выполнения
- Транспортные расходы предусмотрены т.к. объект с сложной транспортной доступностью
- У Заказчика сложный пропускной режим, не допускают на работу граждан с низкой социальной ответственностью, не граждан РФ
6. Раздел - Оборудование
- Указанное в смете оборудование соответствует техническому заданию и моей оценке
Обрати внимание:
Если в смете тяжёлая техника, то нужно заложить регулярные ежегодные технические осмотры, техническое обслуживание.
7. Раздел - Расходные материалы
Стоимость расходных материалов и список соответствует техническому заданию
Расходники для санузлов (туалетная бумага, мыло, покрытия на унитазы и тп.) поставляет сам заказчик
8. Раздел - Химические средства
Стоимость химических средств и список соответствует техническому заданию
9. Раздел - Спецодежда
Стоимость Спецодежды и список соответствует техническому заданию, а так же количеству планируемого персонала
10. Раздел - Дополнительные расходы
Список указанных Дополнительных расходов, соответствует техническому заданию

Дополнительно примеры комментариев на смету:
Площадь офиса 600 кв. м. достаточно одной уборщицы на расчётные 4 часа.
склада 400 кв.м. уборка склада 1 разх в неделю (10 000 руб.)
+ пылесос

Зарплата складывается из следующих показателей:
Оклад - 30000
Доплата за склад - 10 000
Транспортные расходы- 16 000 (на 20 дней по 800 руб. день)

Зарплата курирующего менеджера - 1000

Оклад соответствует рыночной стоимости 4500 из расчёта 12 часов.

Индексация:
Пожалуйста обращайте внимание на годовые индексации.
Как правило инфляция ежегодно требует поднятия зарплат сотрудникам.
Поэтому если договор больше чем на один год, то вы можете напомнить отделу продаж на годовую индексацию Фонда оплаты труда.

Кратко, что необходимо оценить при сравнении ТЗ и КП

1. Указано ли название объекта?
2. Указан ли адрес объекта?

Оценка ФОТ по техническому заданию и смете
- соответствует ли количество сотрудников убираемым объёмам?
- соответствуют ли указанные зарплаты рыночным?
- учтена ли транспортная доступность для сотрудников на объект?
- предусмотрены ли транспортные расходы?
- учтён ли МРОТ 27 000 при расчёте заплат сотрудников
- учтён ли менеджер объекта (курирующий или стационарный)
- указан ли график работы сотрудников в техническом задании?
- соответствует ли график работы сотрудников в смете выполнению технического задания?

- предоставляет ли заказчик свой транспорт для доставки уборщиков до объекта
- предоставляет ли заказчик места персонала уборщиков (столовую, раздевалки, места для отдыха)

Оценка Оборудования по техническому заданию и смете
- запланировано ли какое оборудование на объект?
- есть ли требование заказчика касаемо оборудования?
- какая амортизация оборудования ставится в смете?
- соответствует ли указанное в смете оборудование требованиям технического задания?

- предоставляет ли заказчик места для хранения оборудования и инвентаря?
- предоставляет ли заказчик место для зарядки оборудования?
- предоставляет ли заказчик места для набора воды, на сколько эти места удобны для работ?

Расходные материалы по техническому заданию и смете
- учтены ли расходные материалы для уборки
- учтены ли расходные материалы для туалетов (туалетная бумага, бумажные полотенца, мыло для рук)

Спецодежда по техническому заданию и смете
- предусмотрены ли средства индивидуальной защиты в смете?
- учтена ли форма одежды сотрудников в смете?

Дополнительные услуги, затраты по техническому заданию и смете
- предусмотрены ли сметой дополнительные услуги (утилизация отходов, услуги альпинистов, дезинфекция, полив растений и т.п.)

Вся информация, представленная на данном сайте (включая тексты, изображения, видео, примеры и рекомендации), носит исключительно ознакомительный и информационный характер. Она публикуется с целью поделиться личным или коллективным опытом авторов.
Данные материалы не являются профессиональной консультацией, инструкцией к безоговорочному исполнению или гарантией какого-либо результата.
Авторы и администрация сайта не несут ответственности за любые последствия, прямые или косвенные, которые могут возникнуть в результате использования или неправильного толкования данной информации. Любые решения, принятые вами на основе материалов этого ресурса, вы совершаете на свой страх и риск.
При принятии важных решений (особенно в сфере здоровья, финансов, юридических вопросов и безопасности) настоятельно рекомендуем обращаться к соответствующим сертифицированным специалистам.