ВНИМАНИЕ!
Не представляется возможным описать строгие правила "Процедуры начала оказания клининговых услуг на новых объектах" (Запуск объекта) т.к. слишком много индивидуальных особенностей при запуске новых объектов.
Поэтому в процедуре излагаются все известные нам детали и особенности, которые могут быть при начале начале оказания услуг на новом объекте.

Всем сотрудниками рекомендуется Придерживаться здравого смысла при оценке ситуаций и принятии решений.

Исключительные случаи могут быть согласованы с Директором по клинингу или другими руководителя компании.

1. Подготовительный этап

2. Этап организации работ

3. Этап предоставления услуг

4. Завершающий этап запуска

До этапа "захода" на новый объект компания проходит большой путь по поиску и получению клиента.

1. Происходит первичное знакомство с клиентом
- Изучается профиль клиента.
- Определяются точки взаимодействия и проблемы.
2. Сбор данных об объекте
- Выясняется объем работ, график обслуживания.
- Собирается информацию об объекте
- Как правило отдел продаж инициирует встречу с клиентом, выезд на объект
- Менеджеры по продажам стремятся подключать к сбору данных по объекту Региональных менеджеров отдела производства или Наиболее подготовленных менеджеров объектов
3. Оценка стоимости
- После осмотра объекта менеджер по продажам рассчитывает стоимость услуг.
Посмотри правила закупки ЕУ
- Менеджер по продажам в обязательном порядке, перед подачей сметы Заказчику согласовывает смету с сотрудниками одела производства. Смотри процедуру оценки сметы Региональным менеджером
- После согласования сметы с отделом производства Менеджер по продажам предоставляет коммерческое предложение Клиенту.
Процедура формирования КП для клиента на оказание услуг по оказанию клининговых услуг.
4. Заключение договора
- Часто Заказчик использует свои варианты договоров по клинингу, но и в нашей компании для таких случаев есть свои варианты договоров на оказание услуг
- Менеджер по продажам согласовывает условия договора с Клиентом
- Подписывает договор и определяет стоимость контракта.
- О заключаемом договоре менеджер по продажам как можно срочнее и в Битриксе делает общее сообщение о предстоящем "запуске нового объекта"
5. Подготовка "Запускающей команды"
- После того, как Отдел продаж заявляет о предстоящем заключении нового договора на оказание услуг, Отдел клининга должен в самые кратчайшие сроки определить состав "Запускающей бригады.
- Планируются организационные работы по началу оказания услуг на новом объекте

ВАЖНО!!!
Тот из Региональных менеджеров, кто будет учувствовать в оценке объекта, тот и будет в дальнейшем запускать этот объект (но это не обязательно, в исключительных случаях может быть по другому).
На этапе оценки объекта могут привлекаться наиболее опытные менеджеры объектов. Как правило этим же менеджерам можно и отдавать эти объекты в будущем, если будет заключен договор.

ВАЖНО!!!

Ответственным за "Запуск нового объекта" всегда является Региональный менеджер.
Ответственным за"Запуск нового объекта" может стать и менеджер объекта, при условии, если не один из Региональных менеджеров не может приступить к запуску объекта, но после того, как менеджер объекта пройдёт обучение

Ответственный за запуск объекта обязан:
1. Изучить требования договора на оказание услуг
2. Набрать людей согласно штата
- определиться с менеджером объекта/бригадиром
(процедура принятия решения по выбору менеджера на новый объект)
- приступить к мероприятиям по поиску персонала
3. Провести обучение менеджера объекта
4. Закупить оборудование согласно требований договора
5. Закупить инвентарь согласно договора
6. Закупить химию согласно договора
7. Приобрести печать на объект (если применимо)
8. Провести необходимые мероприятия согласно требований охраны труда
9. Организовать производство работ на объекте согласно требований договора, составить технологические карты
10. По необходимости Региональный менеджер планирует командировку в регион нового объекта.

1. Работы на новом объекте должны начаться со дня указанного в договоре как день начала работ.
2. На момент начала работ необходимо закончить все мероприятия Организационного этапа
3. Региональный менеджер (Руководитель по запуску объекта) должен ежедневно присутствовать на объекте столько времени, сколько понадобится для обеспечения бесперебойного процесса оказания услуг
4. Региональный менеджер (Руководитель по запуску объекта) должен обеспечить оказание услуг согласно договора

В этом разделе мы формулируем границу окончания процесса "Запуска нового объекта"

Процесс "Запуска нового объекта" можно считать законченным по результатам следующих критериев:
1. На новом объекте набран полный штат сотрудников согласно договора.
2. У менеджера объекта есть договор на оказание услуг клининга для нового объекта
3. Менеджера объекта обучен Руководителем по запуску всем особенностям оказания услуг на новом объекте, разъяснены все вопросы взаимодействия с Заказчиком.
Менеджер напрямую может контактировать с Заказчиком по вопросам оказываемых услуг.
4. Необходимое оборудование на объекте согласно требований договора
5. Необходимый инвентарь на объекте согласно договора
6. Необходимая химия на объекте согласно договора
7. Проведены необходимые мероприятия согласно требований охраны труда
8. На объекте организовано производство работ на объекте согласно требований договора, составлены технологические карты
9. На новом объекте не требуется постоянное присутствие Регионального менеджера
10. У Заказчика нет претензий к Запускающей команде

Для Регионального менеджера считается запуск выполненным после выполнения следующих критериев:
- прием и обучение менеджера объекта (менеджер должен быть зарегистрирован в Битрикс, начать обучение по программе «Базовое обучение» менеджера, получить доступ к табелям учёта рабочего времени, уметь заполнять табеля удалённо, уметь пользоваться Битрикс, быть включённым во всех чатах согласно обучения в базе знаний
- закупка оборудования (оборудование должно быть закуплено согласно договора, быть на объекте, сотрудники должны быть обучены эксплуатации этого оборудования. Прилагается список обученных сотрудников с телефонами и на какое оборудование для перепроверки. Новое оборудование занесено в таблицу инвентаризации. Менеджер объекта подтверждает это служебным письмом.)
- закупка инвентаря (инвентарь должен быть закуплен согласно договора, менеджер объекта подтверждает это служебным письмом)
- закупка химии (инвентарь должен быть закуплен согласно договора, менеджер объекта подтверждает это служебным письмом)
- набор персонала 90% (менеджер объекта подтверждает это служебным письмом)
- составление технологических карт (технологические карты составлены по установленному образцу компании, подписаны менеджером объекта и региональным менеджером.
Ссылка на базу знаний по технологическим картам
Технологические карты в электронном виде загружены в раздел «Образцы технологических карт на объектах»)
- заключённые договоры подряда должны быть занесены в договорную работу Битрикс
- скачать бланк Служебной записки менеджера объекта о запуске объекта

Если возникает необходимость передачи нового объекта от одного Регионального менеджера другому, то Региональный менеджер запускающей команды (Руководитель по запуску нового объекта) должен передать новый "запущенный" объект Региональному менеджеру, который далее его будет курировать.
Передача объекта осуществляется только после завершённого этапа запускаемого объекта.
Дополнительно Региональный менеджер запускающей команды (Руководитель по запуску нового объекта) должен рассказать все особенности по новому объекту принимающему Региональному менеджеру.

Исключительные случаи могут быть согласованы с Директором по клинингу.