Масштабируясь, клининговые компании делегируют полномочия представителям клининговой компании менеджерам объектов по клинингу.
И естественно, менеджеры по клинингу на своём объекте ведут самостоятельную хозяйственно-административную деятельность как филиал материнской компании.
Для этого, клининговая компания, для крупных и сильно удалённых объектов даже выпускает отдельные печати а иногда и открывает отдельное юридическое лицо.
Менеджер объекта в клининговой компании — это не только организатор работ и контролёр качества. Это ключевое звено в финансовой цепи, от действий которого напрямую зависят денежные потоки, рентабельность объекта и благополучие сотрудников.  

Перечислим базовый перечень финансовой ответственности менеджера объекта по клинингу:
Первое. Финансовая ответственность, связанная с зарплатой сотрудникам:
это всё, что связано с табелями учёта рабочего времени и выдачей заработных плат
Второе. Финансовая ответственность, связанная с административно-хозяйственной частью, с расчётами с поставщиками, операционные расходы.
Это и закуп необходимых материалов на объекты
И учёт и отчётность за горюче-смазочные материалы
И отчётность за полученные товары
И заключение договоров с подрядными организациями
Далее…
Третье. Финансовая ответственность, связанная с доходной частью компании
Это сверки и отчётность перед заказчиком, счета, акты...
И грамотная работа с дебиторской задолженностью

И финальное….
Четвёртое. Финансовая ответственность, связанная с планированием расходов
Это бюджетирование и учёт расходов 

   - Табеля учёта рабочего времени
- Выдача заработных плат 

Для учёта отработанных часов сотрудников и своевременного начисления им зарплат ведутся табеля учёта рабочего времени.
Учёт труда и расчёты с сотрудниками - это первоочередная и ежедневная задача менеджера по клинингу.
При этом, система учёта рабочего времени для менеджера клининга как правило осуществляется онлайн.
В клининговых компаниях систему учёта рабочего времени (табелирование) организовывают с помощью электронных облачных таблиц с возможностью совместной работы. 

Наиболее распространённая система, позволяющая это делать Google Таблицы на Google Диске.
В целом с Google Таблицами в рамках бесплатной версии возможно вести до несколько сотен табелей учёта рабочего времени, с которыми так же можно работать как на компьютере, так и с помощью приложения на телефоне Google Sheets (Google Таблицы)
Но есть и аналоги, в том числе бесплатные:
- Яндекс таблицы на Яндекс Диске
- Mail Cloud (Мэйл облако)
- Excel Online c Microsoft 365
- OnlyOffice
- WPS таблицы
Так же удалённую совместную работу онлайн позволяют выполнять и системы CRM, например всё тот же Битрикс24 или 1С.
Правда для CRM это, скорее всего, будет платной опцией. 

Руководство клининговой компании само решает, в каком сервисе будет комфортно вести учёт сотрудников, особенно на удалённых объектах.
Тут необходимо подходить продуманно, ведь с увеличением масштабов бизнеса, станет расти и потребность в использовании облака, больше таблиц, больше сотрудников, больше менеджеров, больше регистраций в системе, больше ротация сотрудников….
Внедрение совместного использования электронных таблиц должно быть хорошо продумано и для сотрудников работающими с ними должны быть разработаны подробные инструкции о регистрации в системах учёта, обучение правилам работы в ней.
Эксперименты, переходы из одного сервиса учёта в другой достаточно тяжело проходят в компании. Такого рода перемены сотрудники принимают с трудом. 

Мы же в этом видео разберём учёт рабочего времени на примере электронных облачных таблиц с возможностью совместной работы Google Таблицы на Google Диске в рамках бесплатной версии.

Для этого, руководитель заводит акаунт на Google Диске, на котором в дальнейшем размещаются отдельные папки для каждого объекта обслуживания.
В эти папки кладутся подготовленные шаблоны табелей учёта рабочего времени.
Это нужно, чтобы сразу ввести единообразие заполнения для всех табелей по всем объектам.
Для того чтобы менеджеры разных объектов не могли видеть табеля своих коллег, чтобы информация не попала в открытый доступ, для каждой папки объекта делается отдельный ключ доступа, доступный только для менеджера объекта, его руководителя, отделу кадров и бухгалтерии. 

- Менеджер объекта, на ежедневной основе, не позднее дня следующего за отчётным, проставляет в таблицах (табелях учёта рабочего времени) отработанное уборщиками время.
- За регулярностью и своевременностью подачи данных следят непосредственные руководители менеджеров – региональные менеджеры и специалисты отдела кадров.
- На основании этих данных, в среднем два раза в месяц готовится расчёт аванса и подрасчёт заработной платы сотрудникам объектов.
- Так как месячное денежное довольствие должно своевременно выдаваться два раза в месяц, то и табеля за отчётные периоды должны быть корректны в указанные бухгалтерией дни.
Например, к 16 числу каждого месяца — должен быть готовый табель за первую половину месяца с 1 по 15 число.
За оставшийся период отчётного месяца — готовый табель должен быть с 16 числа по последнее число.
Неточный или просроченный табель это задержка или ошибка в зарплате уборщиков.
Ежедневное заполнение табелей автоматически обеспечивает соблюдение сроков предоставления данных.
При этом даже если у менеджера объекта по клинингу нет под рукой компьютера, он сможет в любом месте, где есть доступ интернета продолжать вносить актуальные данные в табель с помощью приложения для телефона Google Таблицы. 

Кроме табелей учёта рабочего времени в отдельной папке на Google Диске, для объекта, менеджер по клинингу может складывать и другие важные документы. Но если руководство клининговой компании рассчитывает на бесплатную версию Google Диска, то для сохранения лимита бесплатной памяти сервиса лучше ограничиться только табелями.

Менеджер объекта по клинингу, в том числе занимается вопросом выдачи заработной платы своим уборщикам.
Стандартно заработная плата перечисляется сотрудником на банковскую карту.
Но уборщики часто сами предпочитают получение зарплаты наличными.
Выдавать зарплату наличными, хоть каждый день законодательно не запрещено, поэтому менеджер по клинингу иногда выполняет функции уполномоченного представителя работодателя по выплате зарплат уборщикам.
На основании приказа работодателя, заключённого договора о материальной ответственности по расходному кассовому ордеру менеджер получает деньги для выдачи зарплат своим сотрудникам на объектах.
Менеджер выдаёт деньги сотрудникам под роспись в специально для этого подготовленной платёжной ведомости. 

Невыплаченные суммы возвращаются в кассу.
Срок выдачи зарплат наличными так же определяется приказом работодателя.
Но это срок не должен превышать пяти дней, включая день получения денег в бухгалтерии. 

Кроме того, перевозить крупные суммы наличных и раздавать их людям — ситуация с повышенными рисками.
В договоре о полной материальной ответственности как правило прописано, что ответственный представитель несёт ответственность за сохранность денег с момента их получения в бухгалтерии до момента фактической выдачи каждому сотруднику. 

Не сообщайте кому-либо (даже коллегам) маршрут, время выезда и точную сумму перевозки.
Выбирайте безопасный способ.
Если деньги везёте самостоятельно, то используйте только личный или служебный автомобиль, а не общественный транспорт или попутку. 

Продумайте маршрут.

Деньги желательно перевозить в специальных опечатываемых сейф-пакетах а лучше в сейфе закреплённом в салоне автомобиля. По возможности оснастите машину навигационной системой с передачей сигнала в службу безопасности компании и кнопкой экстренного вызова.
Не отклоняйтесь от маршрута без веской причины. Не останавливайтесь в непредусмотренных местах, не выполняйте посторонних поручений, не вступайте в разговоры с незнакомыми людьми. Не оставляйте деньги без присмотра.
При выдаче денег сотрудникам строго сверяйте личность с данными человека, что указаны в ведомости или расходном ордере.
Получатель обязан предъявить документ, удостоверяющий личность (например паспорт), либо доверенность плюс документ, удостоверяющий личность
Выдавайте деньги полистно/поштучно в присутствии получателя.
Важно, чтобы человек сразу пересчитал купюры под наблюдением — так снижается вероятность споров о недостаче. 

Все выдачи фиксируйте в расчётной или платёжной ведомости. Каждый получатель ставит свою подпись. Невыплаченные суммы в конце срока (который устанавливает руководитель, но не более 5 рабочих дней) возвращаются в основную кассу.

По возможности организуйте выдачу в специально отведённом месте, где нет посторонних лиц. Это снизит риск кражи или давления на сотрудников.
В вопросе выдачи денег необходимо выстроить чёткую систему:
- правила
- контроль
- чёткая документация, отчётность.
Чтобы проверяющие органы не нашли нарушений в порядке кассовых операций и не затруднили факт выплаты заработных плат сотрудникам, необходимо обеспечить системе выдачи зарплаты строгое соблюдение процедуры. Оформление соответствующих приказов, ордеров, своевременная сдача ведомостей выдачи заработных плат и своевременный возврат не выданных денег. 

Менеджер по клинингу — главный канал информации для своей команды по вопросам зарплаты.
- Объясните новым сотрудникам систему выплат (аванс/расчёт, безнал, примерные даты).
- Заранее напоминайте коллективу о приближающейся дате выплаты.
- В компании практикуется электронная или бумажная выдача расчётных листков, убедитесь, что каждый сотрудник его получил.
- Дополнительно, рекомендуем распространить культурное правило для подчинённых сотрудников – «Не обсуждать с коллегами размер своей заработной платы.
Все обсуждения своей заработной платы допустимы только со своим руководителем. 

Это закуп расходников и инвентаря, отчётность за полученные товары для оказания услуг менеджером объекта, учёт и отчётность за ГСМ, заключение договоров с подрядными организациями

Менеджер по клинингу управляет операционными расходами объекта в рамках установленных бюджетов.
Для этого ему приходится получать деньги под отчёт:
В отдельных случаях, когда возникают непредвиденные хозяйственные нужды, в том числе для самостоятельной закупки товара, когда централизованная закупка нерациональна или ждать централизованную поставку невозможно (например срочный ремонт оборудования, непредвиденный расход, форс-мажор на объекте), менеджер по клинингу получает в бухгалтерии денежные средства под отчёт или расходует свои личные средства с расчётом на компенсацию их работодателем.
Но для этого существует золотое правило - «Сначала согласуй, потом покупай».
Без согласования расходы могут не компенсировать. 

1. Для срочной покупки менеджер объекта обязан письменно, с помощью служебной записки или через электронные средства коммуникации, электронную почту, мессенджер или через систему CRM согласовать необходимость и ориентировочную сумму закупки со своим непосредственным руководителем.
Ну или с другим руководителем компании, который имеет полномочия согласования подобных расходов.
2. На основании согласования он может получить деньги под отчёт в бухгалтерии или потратить личные средства не беспокоясь, что их в будущем компенсируют.
3. Только после согласования расходов менеджер может совершить покупку необходимого товара.
При покупке товара за личные средства или за подотчётные сотрудник покупает товар, получая оригинальный фискальный чек (кассовый чек с QR-кодом).
Товарный чек без фискального признака не принимается.
4. При отчёте за покупку менеджер прикрепляет оригинал фискального чека и служебную записку/заявку с объяснением причин срочной закупки согласованную ответственным руководителем.
5. После проверки документов бухгалтерия закрывает отчёт сотруднику за подотчётные деньги или компенсирует потраченные личные средства. 

В системах CRM выдача подотчётных средств имеет автоматизацию. Это упрощает и коммуникацию, и отчётность для всех участников процесса. Кроме этого, это отличный архив, к которому всегда можно обратиться по необходимости.

Самостоятельная закупка товаров/услуг по безналичному расчёту так же должна совершаться только после согласования с руководителем.
Как правило, для руководства клининговой компании безналичный расчёт всегда предпочтительнее.
Обычно менеджер объекта после согласования покупки за безналичный расчёт заказывает у поставщика счёт на необходимый товар или услугу.
Этот счёт он отправляет своему руководителю, можно через электронные средства связи, в том числе это удобно делать через корпоративную систему CRM если таковая имеется.
Обычно после согласования счёта непосредственным руководителем и директором компании бухгалтерия инициирует его оплату.
После того, как поставщик получит свой платёж и окажет услугу или поставит необходимый товар, менеджер должен принять у него этот товар, подписав документ о приёмке. Это могут быть акт приёма работ или накладная о поставке товара.
По результатам оказанной услуги поставщик должен передать для бухгалтерии клининговой компании комплект оригиналов закрывающих документов.
Только после принятия оказанной услуги или товара от поставщика, а также после предоставления поставщиком корректных оригиналов закрывающих документов, отчёт по закупке безналичным платежом менеджера по клинингу может быть закрыт. 

В крупных клининговых компаниях, где обслуживаемые объекты исчисляются десятками или сотнями, как правило, выгоднее централизованная закупка товаров для объектов.
Оптовые поставщики часто предлагают значительные скидки.
Поэтому обычно централизованные закупки регламентированы и имеют плановый характер.
В компании устанавливают единый день приёма заявок от всех обслуживаемых объектов.
Служба логистики собирает все заявки и формирует единый список поставщикам.
Как правило, это далеко не быстрая процедура - сверка заявок и согласование поставок товара.
При больших объёмах и разветвлённой сети объектов невозможно сегодня отправить заявку, а завтра получить весь товар на объекты.
Поэтому заказ товаров на объекты в крупных клининговых компаниях делается минимум за месяц, от нужной даты поставок.
А это значит, что менеджеру клининга всегда нужно держать товарный запас на объекте в объёме не менее, а лучше существенно более одного месяца. 

Как и в описанных ранее случаях менеджер должен согласовывать заявку с непосредственным руководителем.
Для удобства образец заявки на расходники, химию и инвентарь обычно регламентирован и для всех объектов одинаков.
При заказе должны быть учтены бюджетные финансовые лимиты на операционные расходы, чтобы экономика объекта не уходила в минус относительно дохода от оказываемых услуг. 

В нашем случае под химией подразумевается моющая химия, предназначенная для применения уборщиками, под инвентарём мы подразумеваем инструмент для уборки, а расходники – это мыло, туалетная бумага, бумажные полотенца и прочие расходные материалы для санузлов, душевых кабин, раздевалок и т.п. Расходники в нашем случае, это химия и материалы гигиены для посетителей и сотрудников объекта.
Менеджер по клинингу обязан знать бюджетные лимиты по всем своим контролируемым объектам и составлять заявки на расходники, химию и инвентарь, в том числе с учётом этого показателя.
Менеджер по клинингу должен вести учёт остатков на объекте, это в том числе помогает делать качественную заявку. 

Дополнительно, при составлении заявки менеджер по клинингу должен знать и учитывать нормы расхода моющих средств на своём объекте. Как правило, эти нормы рассчитываются отдельно, самостоятельно менеджером объекта под его конкретную ситуацию.
Перерасход бюджета на моющие средства или перерасход самих моющих средств это важный сигнал для дополнительной перепроверки (брак, воровство, неправильная технология применения).
У поставщиков химии клининга обязательно необходимо требовать паспорта безопасности — это требование закона. При проверке безопасности объекта у менеджера эти паспорта могут потребовать.
Для дополнительного контроля инвентаря необходимо проводить инвентаризации не реже раза в квартал.
Цель менеджера — не просто «купить», а обеспечить объект необходимыми ресурсами оптимальным для компании способом, чтоб ы не переполнять склад и работать в рамках бюджета. 

После того, как заявка на централизованную поставку будет подана и согласована, служба логистики сделает заказ поставщикам.
Поставщики оценят стоимость общего заказа от клининговой компании и выставят счёт.
Специалисты отдела логистики проверят счёт и инициируют его оплату.
После оплаты поставщики начнут завозить товар на склады клининговой компании.
И только потом начнётся плановый развоз товара по объектам.
В некоторых случаях поставщики сразу везут товар на указанные службой логистики объекты. 

Главное, чтобы менеджер по клинингу знал дату и время поставки товара, чтобы не только принять товар согласно документов, но и складировать его на территории обслуживаемого объекта.
Для этого возможно необходимо заказать для машины поставщика пропуска на территорию объекта и организовать команду грузчиков.
Результатом приёмки товара должно быть подписание накладных, получение закрывающих документов на поставленный товар.
Поставка считается закрытой после того, как закрывающие документы будут переданы в службу логистики или бухгалтерию. 

В клининговой компании есть оборот ГСМ.
В основном, конечно, это связано с использованием личного или служебного транспорта при служебных перемещениях.
Так же ГСМ применяется в уборочной технике зимой, в подметальных машинах летом.
Большой расход ГСМ при использовании техники при благоустройстве территорий, кошение травы, подметание воздуходувками.
Менеджер по клинингу обязан вести корректный учёт топлива и масел, контролировать затраты, предотвращать нецелевое использование.
Система учёта ГСМ, в клининговой компании может быть основана на топливных картах, путевых листах или компенсациях при расходе личных средств на ГСМ. 

Компенсация ГСМ при использовании личного транспорта:
Менеджеры по клинингу или уборщики на отдалённых объектах, использующие личные автомобили для служебных нужд (объезд объектов, доставка инвентаря и материалов) обычно оформляют компенсации на расход ГСМ.
Главный принцип компенсаций строится на трёх основных моментах:
- контроль расхода
- обоснование расхода
- документооборот расхода. 

Приоритетный способ компенсации — корпоративные топливные карты.
Это наиболее популярный инструмент выдачи ГСМ и его контроля.
Карта выдаётся на конкретную технику (по госномеру) или на имя сотрудника.
Все операции по ней автоматически фиксируются, что снижаем вероятность злоупотреблений и упрощает учёт. 

Резервный способ компенсации за наличный расчёт используется в случаях, когда применение топливных карт невозможно. Такой вариант компенсаций, как правило, согласовывает руководитель для каждого сотрудника индивидуально.

Любой расход ГСМ, как по карте, или наличными, должен быть подтверждён путевым листом с указанием цели поездки/работы, маршрута, нормы расхода и показаний одометра.

1. Сотрудник (водитель, косильщик или менеджер), которому выдана корпоративная топливная карта или согласована компенсация за покупку ГСМ для служебных целей получает задание от непосредственного руководителя, и выписывает для выполнения этого задания путевой лист.
Путевой лист заполняется в начале и в конце рабочего дня, смены, месяца, поездки или выполняемого объёма работ.
В путевом листе указывается:
- Дата, фамилия, инициалы сотрудника, госномер или тип транспортного средства или клинингового оборудования.
- Норма расхода ГСМ на транспортное средство, которое согласовывается с руководителем и бухгалтерией.
- Показания одометра на начало и на конец работы.
- Цель выезда, маршрут.
При заправке по карте или наличными средствами необходимо сохранять чеки, прикрепляя их к путевому листу (они понадобятся для отчёта). 

Заполненный путевой лист с прикреплёнными чеками и расчётом израсходованного топлива сдаются руководителю в установленные сроки (ежедневно в конце отчётного периода дня, недели или месяца).
Непосредственный руководитель проверяет правильность и полноту заполнения документа, сверяет маршрут и объём выполненных работ с расходом топлива.
Своей подписью на путевом листе подтверждает корректность заполненных данных. 

В бухгалтерию для отчёта передаётся пакет документов
- это подписанные руководителем путевые листы с прикреплёнными чеками.
- после дополнительной проверки документов и правильности расчёта бухгалтерия списывает расход по топливной карте или компенсирует потраченные сотрудником наличные средства.
По такой же процедуре руководство может согласовать и покупку смазочных материалов. 

По такой же процедуре руководство может согласовать покупку и смазочных материалов. 

Только его ежедневный контроль и внимательность к деталям превращают данные о заправках в управленческую информацию, которая позволяет компании анализировать, оптимизировать затраты и контролировать рентабельность оказываемых услуг.
Руководитель должен активно учувствовать в определении норм расхода ГСМ на каждую единицу и иметь систему контроля расхода.
Отчётность должна быть своевременной, согласно установленных в компании регламентов.
Расход топлива должен соответствовать фактически выполненным объёмам работ.
Резкое или аномальное увеличение расхода это повод для дополнительной проверки. 

Менеджер по клинингу на убираемом объекте может инициировать заключение договора с подрядными организациями.
Перечислим основные виды договоров, заключение которые может инициировать менеджер объекта по клинингу, для оказания услуг Заказчику:
1. Договоры поставки, на приобретение расходных материалов, инвентаря и профессионального оборудования.
Обслуживаемый объект может быть удалён от основной компании на столько, что выгоднее закупать расходники, инвентарь и даже оборудование у местных поставщиков, а не через систему централизованных закупок клининговой компании.
2. Договоры оказания услуг, для привлечения субподрядчиков на выполнение работ по клинингу в рамках крупных или специализированных проектов.
Бывают случаи, когда Заказчик просит организовать дополнительные работы по уборке, но текущих сил недостаточно, а основной филиал по причине удалённости не может помочь с уборщиками или с оборудованием. В таком случае менеджеру приходится заключать договор с субподрядными организациями.
3. Договоры на поставку специализированных покрытий: таких как грязезащитные ковры и системы грязезащиты, которые являются важной частью комплексного обслуживания объектов.
Это очень частые причины заключения договоров субподряда.
4. Договоры на выполнение высотных работ: с организациями, оказывающими услуги промышленного альпинизма для мойки фасадов, окон и других труднодоступных поверхностей.
Обычно в весенне-летний период у Заказчиков возникает необходимость помыть остекление или фасады снаружи здания, поэтому такую услугу менеджер на удалённом объекте так же заказывает в качестве субподряда. 

Эффективная работа клининговой компании зависит не только от качества собственных услуг, но и от надёжности партнёров, обеспечивающих поставки и выполнение специализированных работ.
И менеджеру по клинингу в отдельных случаях приходится, в том числе заниматься вопросом заключения договоров подряда со сторонними организациями. 

Для минимизации рисков и обеспечения прозрачности процесса в клининговой компании должен быть установлен строгий регламент инициирования и согласования договоров.
Например, менеджер объекта или его непосредственный руководитель региональный менеджер, инициируют заключение договора на основе выявленной потребности (необходимость в новых материалах, оборудовании или специализированных услугах для конкретных объектов).
Для этого готовят служебную записку с описанием потребности и техническими данными, описывающими ожидаемую услугу, по сути, техническое задание к договору
Далее идёт юридическая экспертиза:
Все проекты договоров в обязательном порядке проходят согласование с юристами компании. Это необходимо для проверки соответствия договора законодательству, оценки правовых рисков, защиты интересов компании в условиях ответственности, штрафных санкций и форс-мажорных обстоятельств.
После юридической экспертизы: директор по клинингу оценивает договор с операционной и технической точки зрения: соответствие материалов и оборудования стандартам компании, квалификация привлекаемых субподрядчиков, адекватность сроков и объемов работ.
Окончательное решение о подписании договора принимается после успешного прохождения всех этапов согласования.
Такой многоступенчатый подход позволяет совместить оперативность реагирования на потребности бизнеса с финансовой и правовой безопасностью.
При этом одна из важных задач менеджера по клинингу это контроль сроков договора.
Если просмотреть срок действия договора, то оплата даже оказанных по нему услуг может быть не возможна.
Отслеживание позволяет своевременно инициировать процедуру пролонгации договора, избегая сбоев в работе. 

   - Сверки и отчётность перед заказчиком, счета, акты...
- Дебиторская задолженность 

Успешный менеджер объекта — это всегда в первую очередь финансово грамотный специалист, который понимает, как его действия влияют на экономику компании.
Качественное оказание услуг клининга — это только половина успеха.
Вторая, не менее важная половина — это грамотное и своевременное документальное оформление услуг для своевременной и гарантированной оплаты.
И менеджер объекта является важнейшим звеном между компанией и Заказчиком в этом процессе.
От его действий зависит, насколько быстро и без каких либо проблем клиент оплатит оказанные услуги уборки.
Компания может быть «в плюсе» по заказам, но остаться без денег, если клиенты задерживают оплату по счетам, а зарплату уборщикам и осуществлять закупки расходников нужно оплачивать уже сейчас, в противном случае можно потерять сотрудников, партнёров, а что самое важное – их доверие. 

Ближе к концу отчётного месяца, лучше за 2-3 дня менеджеру клининга необходимо свериться с представителем Заказчика, согласовать финальную сумму платежа за оказанные услуги.
Возможно, у Заказчика есть претензии и он планирует наложить штрафы или какие либо удержания.
А может быть согласно договора в конце месяца сумма формируется на основании сложного расчёта и только после получения конкретных данных.
Поэтому задача менеджера позаботиться о том, чтобы необходимая сумма для выставления счёта была рассчитана своевременно и точно.
Для этого, менеджер объекта должен хорошо знать финансовые условия договора по оказываемым услугам на объекте.
Предварительная сверка - это этап, который позволяет избежать 90% проблем при выставлении счёта.
Устранить все возможные расхождения: учесть дополнительные работы, откорректировать сумму из-за претензий (если они были), сверить фактическую численность персонала или оказанные объёмы услуг. 

Aliquam mattis neque justo, non maximus dui ornare nec. Praesent efficitur velit nisl, sed tincidunt mi imperdiet at. Cras urna libero, fringilla vitae luctus eu, egestas eget metus. Nam et massa eros. Maecenas sit amet lacinia lectus.

Maecenas ut mauris risus. Quisque mi urna, mattis id varius nec, convallis eu odio. Integer eu malesuada leo, placerat semper neque. Nullam id volutpat dui, quis luctus magna. Suspendisse rutrum ipsum in quam semper laoreet. Praesent dictum nulla id viverra vehicula. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae; Maecenas ac nulla vehicula risus pulvinar feugiat ullamcorper sit amet mi.

Nam et nulla rutrum, dignissim eros quis, dictum eros. In ullamcorper molestie neque, ac faucibus felis efficitur sed. Nam et tristique nisi. Cras iaculis venenatis libero. Suspendisse fermentum, ipsum ac facilisis elementu.

Бухгалтерия на основании предоставленного расчёта и имеющегося договора формирует счёт и отправляет его Заказчику.
Последнее время всё больше и больше компаний работает по электронному документообороту. В таком случае счёт уходит к Заказчику в электронном виде.
Но всё ещё многие клиенты предпочитают рассчитываться путём предоставления счёта в бумажном виде или в гибридном, когда требуют документы и в электронном и бумажном виде.
В таком случае, менеджер объекта заботится о том, чтобы бумажный счёт на оплату как можно быстрее попал в бухгалтерию Заказчика и был, как можно быстрее оплачен.
Счёт необходимо отправить Заказчику не позднее 3 числа месяца, следующего за отчётным. 

Все бумажные документы передавайте лично в руки ответственному лицу и фиксируйте факт передачи под роспись на втором экземпляре. Если используется электронный документооборот то убедитесь, что документы «ушли» в систему и приняты контрагентом.

Цель менеджера не только передать документы Заказчику, но и как можно быстрее получить от него подписанный акт выполненных работ.
Оригинал акта менеджер должен вернуть в свою бухгалтерию так же как можно скорее.» 

Факт получения подписанного акта выполненных работ не является гарантией оплаты оказанных услуг.
А ведь в этих деньгах зарплата менеджера по клинингу и его команды, деньги на расходы для оказания услуг (химию, расходники, инвентарь…).
Менеджер по клинингу не является специалистом бухгалтерии, но именно он наиболее близок к Заказчику и его бухгалтерии.
Эффективная работа с задолженностями Заказчика уменьшает время просрочки.
В некоторых случаях в договоре прописаны дни платежей.
Менеджер обязан знать эти дни, периоды и по необходимости напоминать Заказчику о своевременной оплате счёта 

- Мягкое напоминание (1-3 дня просрочки). Неформальный звонок или сообщение представителю Заказчика. Часто причиной бывает потерянный документ, технический сбой или отпуск ответственного лица.
- Официальный запрос (5-7 дней просрочки) Направление официального письма по электронной почте с приложением счетов, актов, и просьбой обозначить точные сроки перевода средств.
Дополнительно можно сослаться на пункт договора о сроках платежей за оказанные услуги.
- Личные переговоры (7-14 дней просрочки) Встреча с лицом, принимающим решения на объекте для выяснения реальных причин задержки. Результатом хорошо бы получить гарантии погашения задолженности например в виде гарантийного письма с графиком погашения долга.
- Операционное давление (14-20 дней задержки и более). Официальное уведомление о возможном приостановлении оказания услуг при выводе части линейного персонала с объекта. На практике применяемая отмена специализированных работ (роторная чистка, мытьё остекления) с оставлением только минимального поддерживающего штата.
- Эскалация конфликта: Передача полного пакета документов (договор, подписанные акты, журналы контроля, официальная переписка) в юридический отдел для ведения досудебной претензионной работы.
Системный подход к документообороту и грамотно выстроенная коммуникация с представителями Заказчика позволяют менеджеру перевести работу с дебиторской задолженностью из зоны стресса в управляемый, стандартизированный бизнес-процесс. 

Системный подход к документообороту и грамотно выстроенная коммуникация с представителями Заказчика позволяют менеджеру перевести работу с дебиторской задолженностью из зоны стресса в управляемый, стандартизированный бизнес-процесс.

[ ] Провёл предварительную сверку суммы с Заказчиком.
[ ] Сообщил итоговую сумму региональному менеджеру.
[ ] Получил от бухгалтерии пакет документов (счёт, акт/УПД).
[ ] Передал пакет Заказчику под роспись или через ЭДО.
[ ] Организовал и получил от Заказчика подписанный акт/УПД.
[ ] Отправил скан подписанного акта в офис (чат/на почту).
[ ] Вернул оригинал подписанного акта в офис. 

- Бюджетирование и учёт расходов

В условиях высокой конкуренции, сезонных колебаний спроса и переменчивой стоимости расходников бюджетирование и строгий учёт расходов становятся главными инструментами для достижения рентабельности.
В рамках управления объектом менеджер по клинингу выступает и как «финансовый специалист» своих объектов.
Его главная задача — обеспечить выполнение сервисного контракта с заданным уровнем качества, строго соблюдая утвержденную смету и сохраняя заложенную маржинальность.
Бюджетирование – это по сути детализированный подход по планированию расходов. 

ФОТ (Фонд оплаты труда) - Выплаты линейному персоналу, оплата переработок, выводы на замену, премии.
Химия, моющие средства и инвентарь для уборки – по сути расходники для выполнения работ.
Расходные материалы в санузлы, салфетки, мусорные пакеты, туалетная бумага, мыло.
ГСМ – расходы на доставку персонала, на газонокошение, на трактора и подметальные машины для уборки, если применимо
Оборудование - Ремонт и обслуживание техники, замена расходников (сквиджи, щетки, аккумуляторы).
Спецодежда и СИЗ Униформа для сотрудников, защитные перчатки, спецобувь.
Канцелярия – бумага, картриджи для принтера, скотчи, клей и т.д.
Менеджер печатает огромное количество документов.
Возможные регулярные расходы на связь, интернет, расходы на аренду офиса, склада
Заказ работ субподрядчикам – альпинистам- уборщикам, механикам по обслуживанию оборудования, оборудование в аренду 

Деятельность менеджера по управлению расходами на объектах циклична и включает в себя несколько этапов:
1. В среднем, раз в год, в начале финансового года компании или календарного начинается планирование будущего годового бюджета.
Менеджеру по клинингу с центрального офиса отправляют табличку, где указан бюджет плановых расходов на год с разбивкой по типам расходов.
В некоторых компаниях менеджеры сами заполняют такие таблички опираясь на существующие контракты обслуживаемых им объектов и предыдущий опыт расходов.
В результате он сам составляет и анализирует свои финансовые ежемесячные лимиты, рамок которых он должен придерживаться.
Данные таблицы менеджера синхронизируются с данными бюджетных таблиц финансового специалиста, который следит за экономической ситуацией всей компании и планирует развитие.
2. Опираясь на бюджетную таблицу, менеджер объекта прогнозирует потребность в расходах по каждому объекту на следующий месяц или квартал. Он понимает, что выход за рамки бюджета грозит снижению рентабельности, а перерасход грозит работе объекта в минус.
3. Если в компании существует развитая финансовая культура и на уровне менеджеров объектов по клинингу происходит бюджетирование и анализ расходов, то существенно снижаются риски аномалий связанных с непонятным перерасходом, кассовым разрывом, выходом за рамки бюджета, потери рентабельности. 

Если произошел перерасход (например, из-за внеплановой генеральной уборки после потопа), менеджер должен аргументированно объяснить это руководству и, при необходимости, инициировать выставление дополнительного счета заказчику.
Обычно, для дополнительной мотивации менеджера руководители устанавливают дополнительный KPI показатель эффективности :
Этот показатель анализирует удержание менеджером фактической себестоимости обслуживания объекта, в рамках плановой без снижения качества уборки, по причине отсутствия нарушений, работы без претензий от Заказчика. 

Бюджетирование в клининге — это не бюрократия, а практический инструмент для принятия решений, применение которого даёт конкурентное преимущество перед компаниями, у которых этого нет.
Если менеджеры объектов клининговой компании владеют базовыми технологиями анализа расходов, и учитывают это в своей работе, то больше становится взвешенных и качественных решений, снижается риск уйти в кассовый разрыв.
Расчёты новых услуг становятся более взвешенными и конкурентными на рынке. 

Успешный менеджер объекта — это всегда в первую очередь финансово грамотный менеджер, который понимает, как его ежедневные действия влияют на экономику всей компании.
Финансовая дисциплина – его сила. 

Любая операция (получение денег, закупка) считается завершённой только после предоставления правильных финансовых документов в бухгалтерию.
Ежедневное ведение табеля и соблюдение сроков сдачи корректных данных это фундамент своевременной оплаты труда, а значит повышенная лояльность сотрудников, низкая текучка кадров.
Любая операция, связанная с получением денег, закупкой считается завершённой только после предоставления правильных финансовых документов в бухгалтерию. 

Для менеджера клининга работа с товарной отчётностью – это не бюрократия, а инструмент управления ресурсами. Аккуратное оформление закупок, своевременная передача документов в бухгалтерию и ведение учёта расхода гарантируют, что у уборщиков всегда будут необходимые материалы для работы, а у компании – прозрачная и экономически обоснованная схема работы с материальными запасами

Руководитель отдела, региональный менеджер, бухгалтерия, отдел закупок и логистики — ваши партнёры.
Пользуйтесь их поддержкой и не бойтесь спрашивать пока не научитесь этому сами. 

Спасибо, что досмотрели до конца.
Желаем вам легкой уборки и отличного дня!
Обязательно смотрите наши следующие уроки для специалистов клининга.