Согласование выполненных работ по уборке между заказчиком и исполнителем важно для подтверждения качества выполнения услуг и урегулирования возможных вопросов. Вот несколько вариантов согласования:

1. Акт сдачи-приемки выполненных работ/Промежуточный Акт выполненных работ
Это официальный документ, который фиксирует факт завершения уборки и подтверждает, что работы выполнены в полном объеме и соответствуют условиям договора.
В акте обычно указывают:
- Описание выполненных работ (например, уборка помещений, мытье окон, чистка ковров).
- Объем выполненных работ (количество квадратных метров, количество объектов).
- Даты начала и окончания работ.
- Подписи сторон (заказчика и исполнителя), подтверждающие согласие с выполненными работами.

2. Фотофиксация результатов
Для наглядности можно сделать фотографии до и после уборки.
Это поможет заказчику оценить качество выполненных работ и избежать споров.
Фотографии также могут быть приложены к акту сдачи-приемки.

3. Проверка качества на месте
Заказчик может лично проверить результаты уборки перед подписанием акта. Если есть замечания, они фиксируются в акте или отдельном документе (протокол разногласий). После устранения недостатков акт подписывается повторно.

4. Шаблон акта сдачи-приемки
Можно использовать стандартный шаблон акта, который включает все необходимые пункты. Шаблон Промежуточного Акта вы можете скачать ниже:

В случае, если от Заказчиков не поступают подписанные акты выполненных работ (АВР), либо если заказчик уклоняется от их подписания, необходимо строго следовать установленному порядку действий.
Это касается как направления Ежедневных уборок, так и Специальных уборок.

В процессе оказания услуг или выполнения работ по Специальным уборкам, мы стремимся подписывать и направлять промежуточные внутренние акты, согласованные с уполномоченным представителем заказчика.

Если в ходе оказания услуг возникают проблемы, такие как отсутствие доступа, света или воды и т.п. необходимо оперативно обратиться к своему руководителю для уточнения и решения ситуации. Также следует незамедлительно уведомить об этом Заказчика письменно, используя все виды связи, согласованные в договоре.

По окончании работ (СУ или ЕУ) мы незамедлительно направляем сканы подписанных оригиналов актов выполненных работ в порядке, установленном в договоре. По возможности, мы передаем акты уполномоченному представителю заказчика по акту приема-передачи документов. Также мы отправляем акты на электронную почту Заказчика, указанную в договоре.

Важно отметить, что в названии скана обязательно должны быть указаны номер акта и дата.
Строго запрещено отправлять акты с произвольными названиями, такими как «файл» или «скан 001».
В теле письма следует кратко указать, по какому договору направляется акт, например: «Направляем акт за декабрь по Договору № … от …».

Кроме того, мы отправляем документы по системе электронной цифровой подписи (ЭДО) и оригиналы Почтой с описью вложения, как показано на примере.

После отправки документов, в зависимости от сроков, установленных в договоре, заказчик обязан в установленный срок прислать в ответ скан подписанных актов либо предоставить мотивированный отказ от подписания.
Если заказчик не пришлет никакого ответа, а мы выполнили все действия согласно настоящей инструкции, работы будут считаться выполненными.

Не стоит торопить заказчика с подписанием актов после их отправки.
Мы ждем установленный срок.

Также важно помнить о следующих обязательных условиях:
- Подписывайте промежуточные акты.

Не выполняйте дополнительные работы без подписанного дополнительного соглашения (строго запрещено!).
Сначала подпишите Дополнительное соглашение (по ЭДО, по согласованной электронной почте и с уполномоченным представителем), и только потом приступайте к их выполнению.

Соблюдение данной инструкции является обязательным.
В случае нарушения руководство может разобрать ситуацию и принять соответствующие меры, включая депремирование.
Если у вас возникают вопросы в процессе, оперативно обращайтесь к своему руководителю для их уточнения и решения.